تقویم ها چه اشکال و اندازه هایی دارند؟

اهداف استفاده از تقویم ها می‌تواند صرفا از دنبال کردن مناسبت ها و مشاهده تاریخ فراتر رود. البته وظیفه اصلی تقویم نمایش همین موارد برای برنامه ریزی کردن بهتر ماست. اما برای تقویم ها اشکال و اندازه های متفاوتی وجود دارد که در این مطلب قصد داریم به معرفی و شرح هر یک از آنها بپردازیم.

تقویم برای کسب و کارهای مختلف، هنرمندان، سازمان ها و… یک ابزار تبلیغاتی مناسبت است که می‌توانند با اختصاصی سازی تقویم یکی از هدف های بازاریابی خود دست پیدا کنند. تقویم‌ها بسیار منحصر به فرد هستند چرا که به ما اجازه می‌دهند که همراه با آن کسب و کار خود را تبلیغ کنیم. مشتریان ما calendar را روزانه مشاهده می‌کنند و در نتیجه تبلیغات ما را به صورت روزانه مشاهده می‌کنند. در فضاهای عمومی نیز این تبلیغات بین افراد مختلف به اشتراک مشاهده می‌شود.

انواع مختلف تقویم و اندازه های آنها

سالنامه دیواری

اصولاً برای نمایش تبلیغات بین طیف گسترده ای از افراد از تقویم دیواری استفاده می‌شود. این calendar در نوع ساده دارای 13 صفحه می‌باشد که به صورت دلخواه می‌تواند تغییر کند. به طول مثال بعضی کسب و کارها صفحات اولیه این calendar را به تبلیغات خود اختصاص می‌دهند و سپس صفحات تقویم شروع می‌شود. نوع دیگری از سالنامه های دیواری هست که در هر صفحه از calendar تبلیغات همراه با تاریخ ماه درج می‌شود. این درج شدن نیز به صورت دلخواه از چاپ تصویر محصول یا خدمت در پس زمینه تا درج آن کنار تقویم به صورت دو ستونه متغیر می‌باشد. معمولا صفحه اصلی تمام سالنامه های دیواری به معرفی اطلاعات کسب و کار اختصاص می‌یابد.

صحافی این نوع calendar به صورت سیمی و تک سیم یا فنر دوبل می‌باشد که دارای یک میله مخصوص برای نصب آن روی دیوار است. البته نوع دیگری از صحافی برای تقویم دیواری موجود می‌باشد که به صورت سرچسب و بدون سیم است. تقریبا برای چاپ همه تقویم های دیواری از کاغذ گلاسه با گرماژ بالا استفاده می‌شود. چرا که در مقابل گرد و غبار، پارگی و تابش مستقیم نور مقاومت خوبی دارد و برای استفاده یکسال مناسب است.

این نوع سالنامه در اندازه های مختلفی تولید می‌شود. این اندازه ها شامل: 21.6×2، 30×30 و 14×21.6 سانتی متر می‌باشد. البته این استاندارد لزوما رعایت نمی‌شود و اندازه های دلخواه نیز برای چاپ سالنامه دیواری استفاده می‌شود.

نوع پوستری

این نوع تقویم در اندازه های 28×21.6، 68.5×99 و 43×28 سانتی متر تولید می‌شود. همانطور که از اندازه ها مشخص است این نوع تقویم بزرگترین نوع تقویم است و طراحی متفاوتی هم دارد. معمولا این نوع سالنامه با کاغذ گلاسه و به صورت یک صفحه ای تولید می‌شود. 12 ماه سال با اندازه کوچک روی آن چاپ می‌شود و قسمت بالای آن به تبلیغات تصویری کسب و کار اختصاص می‌یابد. معمولا از این سالنامه برای دفاتر و فضاهای بزرگ جهت تبلیغات استفاده می‌شود.

تقویم رومیزی

نوعی از calendar است که در اندازه های کوچکتر و مناسب قرارگیری روی میز کار طراحی و تولید می‌شود. تقویم رومیزی یکی از مناسب ترین روش های تبلیغات برای شرکت ها و سازمان ها جهت تبلیغات و جایگزین مناسبی برای سالنامه دیواری است. این تقویم ها انعطاف پذیری بالاتری دارند به این معنی که تقریبا می‌توان تمام مشخصات آنها را برای خودمان شخصی سازی کنیم. از طرح روی جلد تا طرح و چاپ لوگو در صفحات داخلی و انتخاب رنگ و فونت برای نمایش اعداد ماه و سال و مناسبت های هر ماه و حتی اندازه خود تقویم تماماً قابل تغییر است. به علاوه این انعطاف پذیری در انتخاب اندازه هم صدق می‌کند و مشتری می‌تواند تقویم را در اندازه دلخواه و خارج از قالب استاندارد سفارش دهد. قریب به اتفاق تمام این تقویم ها به صورت سیمی (تک سیم یا فنر دوبل) صحافی می‌شوند.

این تقویم‌ها معمولا از اندازه های 6×6×6 تا اندازه های بزرگتر 13×13×13 و بزرگتر و حتی تا ارتفاع 30 سانتی متر نیز تولید می‌شوند. البته برخی از انواع این تقویم ها با متریال متفاوت تر برای تبلیغات به صورت استند و با سایز بسیار بزرگتر در اندازه ارتفاع یک انسان یا بزرگتر نیز تولید می‌شوند. معمولا شرکت ها و موسسات اداری یا تجاری از اندازه های کوچکتری از سالنامه رومیزی جهت هدایای رسمی و اداری استفاده می‌کنند.

تقویم جیبی

تقویم جیبی در حقیقت کاغذ برنامه ریزی کوچکی است که تقریبا می‌توان آن را همه جا مثل جیب پیراهن یا کت جای داد. در واقع یک calendar جیبی شبیه یک دست چک است. اندازه کوچک موجب می‌شود بتوان آن را به راحتی در کیف دستی، کیف کمری یا کوله پشتی و جیب کت و ژاکت حمل کرد. تقویم‌های جیبی از نظر طراحی بسیار شبیه سالنامه های دیواری هستند. یک ماه کامل روی یک صفحه یا دو صفحه رو به رو قرار دارند و فضای کافی برای نوشتن یادداشت را در خانه های تاریخ وجود دارد.

انواع دیگری از calendar جیبی وجود دارد که همراه با صفحات یادداشت یا صفحات برنامه ریزی است. پشت هر صفحه از این سالنامه کاغذهای یادداشت یا برنامه ریزی به تعداد کم قرار دارند.

صحافی این تقویم‌ها به صورت سیمی یا سرچسب دار می‌باشد و اندازه استاندارد آن 5.5×9 سانتی متر می‌باشد.

سالنامه آهنربایی

تقویم‌های آهنربایی نوع جذابی از تقویم است. این نوع calendar در اندازه های 15×10، 20×10 و 9×5 سانتی متر تولید می‌شوند. اندازه این تقویم به نوعی انتخاب می‌شود که نه بیش از اندازه کوچک باشد نه خیلی بیش از حد بزرگ تا از فاصله نزدیک چند متری بتوان تمام جزئیات روی سالنامه را به راحتی مطالعه کرد. پس از چاپ کاغذ تقویم پشت آن را ورقی از آهنربا با چسب می‌چسبانند تا بتوان آن را روی تمام سطوح فلزی نصب نمود. البته این تنها روش تولید این نوع سالنامه نیست و انواع مختلفی از تقویم آهنربایی وجود دارد. این تقویم را می‌توان روی درب کمد یا فایل فلزی در منزل یا محل کار یا روی درب فلزی یخچال نصب نمود.

طراحی این نوع سالنامه به گونه ای انجام می‌شود که تمام ماه های سال روی یک صفحه چاپ شود و اندازه آن به قدری باشد که از فاصله مناسب قابل رویت باشد.

تقویم کارتی

اندازه این تقویم معمولا با اندازه یک کارت ویزیت برابری می‌کند و در حقیقت کاربرد آن نیز همین است. به این صورت که در یک طرف این کارت سالنامه و در طرف دیگر آن اطلاعات کسب و کار یا شخص چاپ می‌شود. امروزه از این روش تبلیغاتی به علت مناسب نبودن اندازه آن استفاده نمی‌شود.

جمع بندی

این مطلب از مطالب مفید پدیده نقش به معرفی انواع تقویم و اندازه های آنها اختصاص یافت. شما هم می‌توانید ایده های خود را جهت تولید انواع سالنامه را با ما در میان بگذارید. به انتهای این مطلب مراجعه کنید و دیدگاه خود را برای ما بنویسید.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.