اهمیت جعبه هدیه در بسته بندی هدایای اداری

تا به حال به این فکر کرده اید که زمان و هزینه ای که برای کاغذ کادو و کادو کردن انجام می‌دهید چقدر اهمیت دارد؟ آیا اصلا کادو کردن تاثیرگذار است؟ در حقیقت جعبه هدیه محصول به اندازه خود کالا اهمیت دارد. در ادامه این مطلب مفید تمام مواردی که جعبه هدیه را از عناصر پر اهمیت قرار می‌دهد بررسی می‌کنیم.

جعبه هدیه اهمیت زیادی دارد به این خاطر که کمک می‌کند هر شیء ای را به یک گیفت زیبا تبدیل کرد و یک سوپرایز ویژه ایجاد نمود. به علاوه کادو کردن بهترین راه برای ابراز حس همدلی و انتقال انرژی مثبت می‌باشد. جعبه‌های هدیه محافظ محیط زیست باعث می‌شود تجربه اهدا کردن یا دریافت کادو برای همه مفید واقع شود. بسیاری از افراد بر این باورند که خود گیفت از جعبه هدیه آن اهمیت بیشتری دارد و جعبه آن اهمیت چندانی ندارد. اما در حقیقت جعبه گیفت تحول عظیمی در رفتار بین روابط ایجاد می‌نماید.

مطلب جعبه هدیه2

انتخاب یک هدیه مناسب و درخور توجه و متناسبت با روحیات شخصی یا اداری تازه ابتدای راه است. مرحله بعدی اهداء آن به فرد مورد نظر است و در اینجاست که جعبه هدیه اهمیت پیدا می‌کند. یک کادو مناسب می‌تواند تقریبا هر گیفتی را به یک هدیه نفیس تبدیل نماید.

قطعاً همه افراد از یک هدیه با جعبه زیبا و شکیل بیشتر لذت می‌برند تا یک گیفت بدون جعبه یا پکیج هدیه. از لحاظ روانشناسی افراد نیز اهداء گیفت با یک جعبه مناسب، تاثیر گذارتر است و در نتیجه ایجاد تقابل مثبت برای دریافت کننده آن از نظر مالکیت گیفت ایجاد می‌نماید.

اما باز هم با این توضیحات چرا جعبه گیفت اهمیت دارد؟ چرا افراد نیاز به کادو کردن هدایا دارند؟

جعبه هدیه باعث برداشت مثبت می‌شود

احتمالا به این معتقد هستید که اولین برداشت ما نشأت گرفته از اخلاقیات افراد یا اشیاء است. پس در نتیجه جعبه هدیه قطعاً اولین تاثیر را روی اولین برداشت اشخاص می‌گذارد. حتما می‌دانید که هدیه بدون بسته‌بندی مناسب معمولاً ممکن است پیام عدم اهمیت و حتی بدتر از آن بی احترامی به شخص مقابل را در ارسال نماید. اهداء گیفت بخش جداناشدنی از یک رابطه است و هیچکس نمی‌خواهد دریافت کننده هدیه را دچار سردرگمی یا سوء تفاهم نماید.

مطلب جعبه هدیه1

جعبه هدیه به اندازه خود هدیه اهمیت دارد

نکته مورد اهمیت آن است که افراد از اینکه یک گیفت باید چه شکلی داشته باشد انتظارات یکسانی دارند. در واقع جعبه هدیه اینکه یک هدیه باید چه شکلی داشته باشد را تعریف می‌کند. جعبه‌ها کیف های رنگی، کاغذ کادو، روبان ها و دیگر آیتم های آن است که یک گیفت را گیفت می‌نماید.

حتی جعبه‌هایی که بدون دکوراسیون خاصی هستند و به اشخاص انتخاب نوع هدیه دادن را می‌دهد نیز اهمیت دارد. به طور مثال شما هدیه ای دارید که دوست دارید جعبه آن را خودتان رنگ آمیزی کنید یا طرح دلخواه خود را روی آن نقاشی بکشید. و یا دوست دارید با کاغذ کادو و روبان مورد علاقه خودتان آن را تزیین نمایید. اینجاست که جعبه هدیه ساده نیز برای شما کاربرد خواهد داشت.

پکیج هدیه زیبا و جذاب به رسمی یا مجلسی شدن هدیه و جلب نظر مخاطب کمک می‌کند. به علاوه جعبه کادو نمادی از یک رویداد خوشحال کننده در زندگی افراد است و باعث می‌شود همواره آن گیفت را به یاد داشته باشند. گیفت‌های نوروزی یکی از انواع همین هدایا می‌باشند.

جعبه هدیه اثر غافلگیر کننده دارد

یکی از آثار اهداء گیفت ایجاد غافلگیری برای دریافت کننده است. کنجکاوی فرد دریافت کننده گیفت از اینکه چه شیء ای برای هدیه درون جعبه است حتی با اینکه از حدود محتوای آن باخبر باشد باز هم ایجاد شادی و هیجان می‌نماید. در حقیقت هنگام باز کردن گیفت یک لحظه جادوئی اتفاق می‌افتد، حال اگر جعبه هدیه ای وجود نداشته باشد این لحظه جادوئی و شگفت انگیز نیز وجود نخواهد داشت. یک پکیج ساده پلاستیکی یا کاغذی قطعاً هیچ اثر غافلگیر کننده ایجاد نمی‌کند.

هدیه دادن صرفا به یک کاغذ کادو پیچ زیبا خلاصه نمی‌شود و به مراتب جهت تحت تاثیر قرار دادن هر چه بیشتر مخاطب انتخاب می‌گردد. یک جعبه شکیل و جذاب این پیام را به دریافت کننده گیفت می‌رساند که شخص هدیه دهنده با صرف هزینه و زمان آن گیفت را تهیه کرده است و در نتیجه اهمیت ویژه ای برای آن شخص دارد.

آیا جزئیات در کادو کردن مهم است؟

مردم عاشق جعبه های کادوی تزئینی هستند اما همه افراد اینطور نیستند! . شاید باورتان نشود ولی حدود 30 درصد از افراد علاقه مند به دریافت هدیه علی الخصوص در مناسبت های ویژه نیستند. درست کردن کادو، انتخاب جعبه مناسب و انجام عملیات کادو کردن خود مستلزم صرف زمان و هزینه است که خیلی از افراد ترجیح نمی‌دهند که چنین پروسه ای را انجام دهند. همچنین همه افراد استعداد درست کردن جعبه هدیه خلاقانه را ندارند. اما اگر این کار از قبل انجام شده باشد چطور؟

جعبه هدیه3

بسیاری از شرکت های تولید کننده هدایای نفیس اداری یا شخصی مانند مجموعه پدیده نقش این فرآیند را ساده سازی نموده اند. به این شکل که با تولید هدایای جذاب و مناسب جهت استفاده شخصی و به عنوان هدیه سازمانی و در کنار آن طراحی جعبه هدیه آن این فرآیند را برای همگان آسان نموده است.

در نتیجه انتخاب و اهداء هدیه توسط یک مجموعه انجام گردیده و شما تنها با تهیه آن می‌توانید مناسبت ترین هدیه را برای دوستان، آشنایان یا همکاران و شرکای تجاری خود تهیه کنید. به علاوه دیگر نیازمند صرف هزینه و زمان برای پیدا کردن گیفت مناسب و بسته بندی آن نخواهید بود و بدون دردسر گیفت مناسب را انتخاب و اهداء خواهید نمود.

نتیجه گیری

در مطلب فوق سعی کردیم تمام مواردی که یک جعبه هدیه را مورد اهمیت قرار می‌دهد بیان کنیم. همچنین دانستیم که جعبه هدیه محصول به اندازه خود آن نیز دارای اهمیت است و دانستیم که این اهمیت در چه مورادی است. امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد. خوشحال می‌شویم که تجربه های شیرین خود را درباره دریافت یا اهداء هدیه با ما در میان بگذارید. در انتهای این مطلب منتظر دیدگاه شما هستیم.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.