کاتالوگ چیست و نکات مهم در طراحی و چاپ آن کدامند؟

Catalogue در حقیقت یک کلمه فرانسوی و به معنی لیست یا فهرست کتاب یا محصولات است. دفترچه ای که در آن لیست نوع خدمات یا محصولات یک صنعت یا کسب و کار نمایش داده شده است. یکایک خدمات یا محصولات به صورت لیست شده و با شرح آن در کاتالوگ درج می‌گردد. صنایع مختلف بیشتر با مقصود معرفی خدمات یا کالاهای خود اقدام به طراحی و چاپ کاتالوگ می‌نمایند.

کاتالوگ پیشینه تاریخی طولانی دارد. پیدایش کاتالوگ به زمان بعد از جنگ جهانی دوم و همزمان با انقلاب صنعتی در اروپا و آمریکا بر می‌گردد. در ابتدا کاتالوگ ها به صورت تک صفحه ای و در ابعاد بزرگ چاپ می‌شدند که بیشتر شبیه پوسترهای تبلیغاتی بودند. اما رفته رفته با پیشرفت صنایع مختلف کاتالوگ ها به صورت دفترچه ای و کتابچه ای ارائه شدند. تا همین امروز چاپ کاتالوگ به همین صورت انجام می‌شود.

ماشین چاپ

البته کاتالوگ با انقلاب دیجیتالی در جهان دچار تغییرات شد. امروزه کاتالوگ ها در انواع دیجیتالی و عموماً با فرمت PDF طراحی و ارسال می‌گردند. اما همچنان از کاتالوگ کاغذی استفاده می‌شود و حتی می‌توان گفت بیشتر از کاتالوگ دیجیتالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انواع کاتالوگ

کاتالوگ انواع مختلفی دارد. اما اگر بخواهیم آنها را به دو دسته تقسیم کنیم باید آنها را به دو دسته کلی کاتالوگ دیجیتالی و کاتالوگ چاپی تقسیم بندی نماییم. اما در این مطلب قصد داریم نحوه ایجاد کاتالوگ چاپی را شرح دهیم.

کاتالوگ چاپی به این صورت ایجاد می‌شود که ابتدا با نرم افزارهای معروف طراحی مثل کورل، فتوشاپ، ایندیزاین و امثال آنها کاتالوگ را طراحی می‌کنند و خروجی آن را برای چاپ استفاده می‌کنند.

در گذشته و قبل از ظهور کامپیوتر ها و ابزارهای طراحی، پروسه چاپ کاتالوگ تماماً به صورت کاغذی بود. طراحی اولیه کاتالوگ روی کاغذ انجام میشد و سپس برای چاپ آن از روی آن طراحی قالب گذاری انجام می‌گرفت. در نهایت کاغذهای چاپ شده صحافی و منگنه می‌خورد و تبدیل به کاتالوگ می‌گردید.

فارق از نوع کاتالوگ چاپی و دیجیتالی، انواع مختلفی از کاتالوگ وجود دارد که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت.

کاتالوگ دیجیتال

کاتالوگ نمایشگاهی

کاتالوگ های نمایشگاهی نوعی از کاتالوگ هستند که فقط صرفاً برای ارائه در نمایشگاه از آنها استفاده می‌شود. در طراحی و چاپ این کاتالوگ ها باید دقت لازم را به عمل آورد. زیرا کاتالوگ نمایشگاهی با توجه به اینکه در محیط نمایشگاه برای عموم توزیع می‌گردد باید عاری از هر گونه ایراد یا اشکال باشد. همچنین طراحی حرفه ای کاتالوگ باعث جذب مخاطب و ادامه همکاری در آینده خواهد شد.

کاتالوگ صنعتی

همانطور که از اسم آن مشخص است این نوع کاتالوگ برای تعریف فعالیت های یک صنعت به کار می‌رود. خواه این صنعت یک صنعت خصوصی باشد یا یک صنعت دولتی.

کاتالوگ صنعتی شامل اطلاعات جامع درباره نوع فعالیت صنعت و نوع خدماتی که آن صنعت ارائه می‌کند می‌باشد. طراحی و چاپ این نوع کاتالوگ ها عموماً با حساسیت های زیادی همراه است. چرا که اصولاً در صنایع بزرگ نوع فعالیت در زمان طولانی تغییراتی نخواهد داشت. لذا کاتالوگ مرتبط با آن ممکن است تا چند سال هیچ تغییری نداشته باشد.به همین خاطر کاتالوگ خدمات یا محصولات آن صنعت باید به گونه ای طراحی شود که تا سال ها قابلیت استفاده داشته باشد. به علاوه طراحی آن باید طوری باشد که با گذشت زمان به روز بماند و قدیمی نشود.

کاتالوگ تبلیغاتی

نوع دیگری از کاتالوگ وجود دارد که کاتالوگ تبلیغاتی نام دارد. کاتالوگ تبلیغاتی صرفاً برای ارائه تبلیغات در نظر گرفته می‌شود. در طراحی این کاتالوگ ها کالا یا نوع خدمت ارائه شده به صورت لیست شده قرار داده می‌شود و قیمت خدمت یا کالا در آن درج می‌گردد.

کاتالوگ تبلیغاتی همراه با کاتالوگ نمایشگاهی نیز ارائه می‌گردد. در واقع می‌توان گفت از نظر تعریف به یکدیگر شباهت دارند. در کاتالوگ تبلیغاتی توضیح مختصری از نوع کالا یا خدمت ارائه می‌گردد که همراه با درج هزینه آن می‌باشد. اما در کاتالوگ نمایشگاهی می‌توان به شرح مفصل کالا یا خدمت پرداخت بدون اینکه احتیاجی به ذکر هزینه آن باشد. به همین علت است که بسیاری از صنایع این دو نوع کاتالوگ را از هم تفکیک می‌کنند. حتی در نمایشگاه ها این دو کاتالوگ را به صورت جدا عرضه می‌کنند.

کاتالوگ با بروشور چه فرقی دارد؟

همانطور که در توضیحات بالا بیان کردیم کاتالوگ لیستی کامل و جامع از انواع خدمات یک صنعت است که با هدف شناسایی آن صنعت به آحاد جامعه طراحی و چاپ می‌شود. هدف دیگر از طراحی کاتالوگ ایجاد بستری برای همکاری بین صنایع مرتبط و ارائه خدمات در سطح وسیعتر می‌باشد.

بروشور یک کتابچه کاغذی چند صفحه ای کوچک است که فقط و فقط برای تبلیغات در نظر گرفته می‌شود. تعداد برگه های بروشور کم و عموماً در آنها نوع خدمت و یا کالای عرضه شده با هزینه آن درج شده است. بروشورها عموماً توسط کسب و کارهای خرد استفاده می‌گردد. زمانی که کسب و کارهای کوچک نیاز دارند کالا یا خدمات خود را در سطح جامعه و به صورت محلی به مردم بشناسانند از بروشور استفاده می‌کنند. بروشور یک سند کوچک از فعالیت های یک کسب و کار است که قابلیت صنعتی ندارد.

متاسفانه در ایران و در بین عموم مردم هر نوع سند تبلیغاتی چند صفحه ای کاغذی که به صورت کاغذ روغنی باشد را کاتالوگ یا بروشور می‌گویند. غافل از اینکه تفاوت های فاحشی بین آنها وجود دارد. این نوع عدم آگاهی در برخی مواقع باعث ایجاد سوء تفاهم بین کارفرما و چاپخانه می‌گردد.

نکات مهم در طراحی کاتالوگ کدامند؟

همان طور که پیشتر مطرح شد طراحی کاتالوگ به صورت دیجیتالی و با ابزارهای طراحی انجام می‌‎گیرد. حال باید چه نکاتی را در طراحی صفحات داخلی کاتالوگ مد نظر داشته باشیم؟ فاکتورهای مهمی که با رعایت کردن آنها می‌توانیم یک کاتالوگ حرفه ای و مناسب صنعت یا کسب و کار خود داشته باشیم.

انتخاب نرم افزار طراحی

اول از هر چیز باید یک نرم افزار طراحی مناسب را انتخاب کنیم. با کمی جستجو در اینترنت می‌توانیم نرم افزارهای زیادی را پیدا کنیم که همگی قابلیت های مناسبی برای طراحی دارند. اما معروف ترین این نرم افزارها Corel Draw، Adobe Photoshop و نرم افزار Adobe Indesign هستند که باید متناسب با نیاز خود یکی از آنها را انتخاب کنید. البته مهیا کردن یک سخت افزار مناسب برای طراحی نیز بسیار اهمیت دارد.

انتخاب قالب (Template) مناسب جهت طراحی کاتالوگ

داشتن یک قالب بندی مشخص برای طراحی کاتالوگ بسیار مهم است. اگر ساز و کار طراحی خود را روی کاغذ کشیده اید، در مرحله بعد فقط باید آن را در نرم افزار طراحی پیاده سازی کنید. اما صرف کمی وقت و جستجو می‌توانید قالب بندی های مناسبی را برای طراحی کاتالوگ وجود دارد پیدا کنید و به نرم افزار خود اضافه کنید. هر چند این نرم افزار ها خود قالب بندی کاتالوگ از پیش تعریف شده دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید.

انتخاب فونت مناسب

یکی از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در طراحی کاتالوگ انتخاب فونت است. شاید به نظر بسیار کم اهمیت باشد اما فونت مناسب ۵۰ درصد پروسه طراحی شما را در بر می‌گیرد. اضافه کردن فونت فارسی مناسب به نرم افزار و انتخاب آن برای طراحی کاتالوگ اهمیت فراوانی دارد. انتخاب سایر مناسب برای فونت نیز مهم است. فونت استفاده شده نباید بیش از اندازه کوچک و یا بیش از اندازه بزرگ باشد.

رعایت اصول نگارشی

اصول نگارشی نیز یکی از فاکتور های مهم در طراحی کاتالوگ است. رعایت کردن آنها کاتالوگ را بسیار حرفه ای نمایش می‌دهد. انتخاب عنوان مناسب و زیر عنوان های آن در تمام صفحات باید رعایت شود. استفاده از قواعد نگارشی مثل ویرگول (،) نقطه ویرگول (؛) نقطه (.) در انتهای جملات اهمیت زیادی دارد.

هماهنگی و همخوانی موضوع کاتالوگ با نوع صنعت

قطعاً داشتن موضوع مناسب برای کاتالوگ اهمیت ویژه ای دارد. در تمام صفحات کاتالوگ، هرگونه خدمت یا کالایی که قصد معرفی آن را داریم باید هماهنگی کامل با تعریف صنعت داشته باشد. اگر کالا یا خدمتی که ارائه می‌کنیم با شرح صنعت متفاوت باشد، باید از اشاره به آن ها در کاتالوگ اجتناب کنیم. یک کاتالوگ حرفه ای صرفاً به توضیح دقیق شرح فعالیت صنعت می‌پردازد.

انتخاب رنگ و عکس مناسب

می‌دانیم که جلوه های بصری می‌تواند ذهن مخاطب را تحت تاثیر قرار ‌دهد. انتخاب رنگ ها و استفاده از عکس مناسب در تاثیر پذیری کاتالوگ نقش بسزایی دارد. بهتر است رنگ انتخابی برای کاتالوگ از طیف هایی متناسب و نزدیک به رنگ سازمانی ما باشد. همچنین بهتر است عکس هایی را که برای صفحات کاتالوگ انتخاب می‌کنیم، متناسب با نوع خدمت یا کالا باشد. بهترین کار این است که از کالاها یا محیط سازمانی خود عکس تهیه کنیم و از همان عکس ها در طراحی کاتالوگ بهره ببریم. اینگونه مخاطب ما ارتباط مأنوس تری با کالا یا خدمات ما برقرار می‌نماید. در نتیجه احتمال دریافت سفارش خدمات با همین طراحی بصری به طرز چشم گیری افزایش می‌یابد.

درج لوگو

اضافه کردن لوگوی برند علی الخصوص در صفحه ابتدایی همراه با شرح خدمت بسیار مهم است. زیرا لوگوی برند شما و توضیحات آن در ذهن مخاطب تداعی می‌گردد. لذا هر زمان که احتیاج به این نوع خدمات داشته باشند، با توجه به تجربه استفاده از خدمات ناخودآگاه لوگوی برند شما را به خاطر خواهند آورد.

علاوه بر این درج لوگوی برندهای همکار نیز در جذب مخاطب و ایجاد اعتماد بیشتر آنها تاثیر زیادی دارد.

کاتالوگ تبلیغاتی

نکات مهم در چاپ کاتالوگ کدامند؟

چاپ کاتالوگ نیز مانند طراحی کاتالوگ از اهمیت ویژه ای برخوردار است. چرا که پروسه چاپ کاتالوگ کاملاً از پروسه طراحی آن متفاوت می‌باشد و ویژگی های منحصر به فرد خود را دارد.

نوع کاغذ مناسب برای چاپ کاتالوگ

کاغذ عنصر اصلی پروسه چاپ کاتالوگ است. اصولاً برای چاپ کاتالوگ از کاغذهایی با وزن بالا استفاده می‌شود. به وزن کاغذ گرماژ کاغذ گفته می‌شود. هر چقدر گرماژ کاغذ بیشتر باشد کیفیت کاتالوگ بالاتر می‌رود. برای سفارش کاتالوگ بهتر است از کاغذ با گرماژ بالا استفاده شود زیرا ممکن است کاتالوگ برای استفاده طولانی مدت مورد نیاز باشد. به همین علت برای جلوگیری از کاهش کیفیت آن برای استفاده در طولانی مدت باید از کاغذهای با کیفیت و عموماً کاغذ روغنی زخیم با گرماژ بالا استفاده شود.

رنگ در چاپ کاتالوگ چه تاثیری دارد؟

استفاده از رنگ مناسب در پروسه چاپ اهمیتی فراوانی دارد. ترکیب رنگ ها باید بسیار دقیق و با حساسیت بالا انجام گیرد تا طیف رنگ هایی که در طراحی کاتالوگ استفاده کردیم با همان دقت رنگ روی کاغذ پیاده شود. در نتیجه توصیه می‌شود قبل از چاپ تمام کاتالوگ یکبار رنگبندی هایی که در پروسه طراحی از آنها استفاده کردیم، روی کاغذ چاپ و بررسی گردد تا کاتالوگ دچار ناهماهنگی در رنگ نشود.

استفاده از دستگاه مناسب چاپ

کاتالوگ ها را با همان دستگاه های چاپ کاغذ چاپ می‌کنند. استفاده از قالب بندی مناسب برای ماشین چاپ و هماهنگ کردن آن با قالب بندی انتخابی در پروسه طراحی اهمیت ویژه ای دارد. به علاوه انتخاب نوع دستگاه چاپ افست یا چاپ دیجیتال با توجه به تیراژ مورد نظر چاپ نیز فاکتور پر اهمیت بعدی است که باید با توجه به درخواست کارفرما و هزینه توافق شده انتخاب گردد.

نتیجه گیری

شاید طراحی یا چاپ کاتالوگ کاری ساده و بی اهمیت به نظر برسد. ولی دارای پیچیدگی ها و نکات پر اهمیتی است که رعایت نکردن آنها باعث از بین رفتن هزینه، زمان زیادی می‌گردد.

در این مطلب از وبلاگ پدیده نقش سعی کردیم شما را با روند طراحی و چاپ کاتالوگ آشنا کنیم. بدین وسیله می‌توانید کاتالوگ مورد نظر خود را انتخاب و یا خودتان آن را با آگاهی بیشتر طراحی کنید.

شما نیز می‌توانید تجربیات خود را در مورد سفارش کاتالوگ، طراحی آن یا چاپ کاتالوگ با ما در میان بگذارید. به انتهای همین مطلب مراجعه کنید و دیدگاه خود را برای ما بنویسید.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.