آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی

در گذشته نام شرکت، آدرس و اطلاعات تماس که در بالا و سمت راست فاکتورها یا نامه های شرکتی درج میشد حکم سربرگ را داشتند. امروزه سربرگ ها با اشکال بسیار هنری تر و جذاب تری طراحی و چاپ می‌شوند. در حقیقت اولین برداشت مشتریان با کسب و کار ما و اینکه ما که هستیم و چه خدماتی ارائه می‌کنیم می‌تواند از طریق سربرگ باشد.

سربرگ اسناد شرکتی شما را بسیار رسمی و حرفه ای نشان می‌دهد. امروزه نه تنها ادارات و شرکت های کوچک و بزرگ از سربرگ و کارت ویزیت چاپی برای تبلیغ کسب و کارشان استفاده می‌کنند بلکه وکلا، دکترها، معماران، بازاریان، تجار و… نیز از سربرگ های چاپی استفاده می‌کنند.

شرکت پدیده نقش در امر طراحی و چاپ سربرگ نیز فعالیت دارد و سربرگ های اختصاصی را در تیراژ بالا چاپ و عرضه می‌نماید. خلاقیت و دقت در طراحی سربرگ یکی از موارد بسیار مهم و ضروری است. به همین جهت قصد داریم در این مطلب مفید شما را با نکاتی درباره اینکه چگونه باید یک سربرگ حرفه ای طراحی کرد همراه کنیم.

در این مطلب توضیح خواهیم داد که سربرگ چست و چه نوع کاغذی مناسب چاپ آن است؟، اندازه استاندارد سربرگ باید چقدر باشد؟، چند مورد از قالب های مناسب سربرگ برای انواع کسب و کارها و نحوه طراحی آن را به شما نشان خواهیم داد، و در نهایت به شما طراحی سربرگ با ورد را آموزش خواهیم داد.

سربرگ چیست و چه کاربردی دارد؟

سربرگ یک صفحه سفید است که در هدر یا فوتر آن اطلاعات تماس و لوگوی سازمانی درج می‌گردد. این برگه سفید وسیله ای است جهت ارسال نامه های رسمی و اداری جهت ایجاد ارتباط تعامل گرانه با همکاران تجاری. در طراحی این کاغذ موارد زیر یک استاندارد محسوب می‌شود:

  • نام و لوگو شرکت یا سازمان.
  • شعار سازمانی (اصولا در پانویس).
  • حوزه فعالیت شرکت در یک جمله.
  • اطلاعات تماس شرکت (شامل: آدرس، شماره تلفن ثابت و همراه، کد پستی و ایمیل).

به عبارت دیگر دریافت کننده سربرگ باید تمام اطلاعاتی که برای تماس با شما نیاز دارد را در این برگه مشاهده کند.

سربرگ باید به گونه ای طراحی شود که یک تصویر کاملا قابل شناسایی از برند سازمانی را ارائه دهد و همچنین نمایانگر وسعت و اهمیت کسب و کار باشد؛ حتی اگر آن کسب و کار یک کسب کار متوسط باشد. برای طراحی آن باید جزئیاتی نظیر: چیدمان آیتم ها در صفحه، رزولوشن تصویر لوگو و متون، گرافیک، رنگ ها، فونت و نوع کاغذ چاپی توجه کرد. علی رقم این موارد در پروسه چاپ آن نیز باید دقت لازم به عمل آید. چرا که این کاغذ در واقع حامل شخصیت سازمانی است، پس باید در کاغذی با کیفیت و با چاپی با کیفیت و بدون خطا ارائه گردد.

ویژگی های یک سربرگ مناسب

از دیدگاه طراحی چه ویژگی هایی یک سربرگ را از دیگر انوع آن متمایز می‌کند؟ پاسخ این سوال ویژگی هایی که در هر طراحی گرافیکی حرفه ای یافت می‌شود می‌باشد.

1- وضوح

ماموریت سربرگ در حقیقت اطلاع رسانی است؛ پس باید مشخص و خوانا باشد. به فونت دقت کنید. فونت نباید حجیم یا خیلی کم حجم و باشد به خصوص در اندازه های کوچکتر باید سعی شود از فونت های ساده و شکیل اما با حجم مناسب و خوانا استفاده شود. همچنین باید به اندازه بین خطوط نیز توجه شود. اصولاً برای اطلاعات سربرگ از فونت کوچکتر و با اندازه خط کمتر نسبت به متنی که در میان سربرگ تایپ یا نوشته می‌شود استفاده می‌گردد.

2- چیدمان

چیدمان صفحه یکی از موارد مهم در طراحی سربرگ است. باید فواصل متن ها و عکس لوگو از کنار کاغذ و از بالا و پایین آن به گونه ای تنظیم شود که هنگام چاپ کاغذ دچار خطا نشویم. به طوری که متنی که قرار است چاپ شود دقیقا از مکان مناسب زیر تصویر سربرگ شروع شود و دنباله آن با فاصله مناسب از پانویس (در صورت وجود پانویس) چاپ شود. برای متون طولانی تر نیز ادامه متن به صفحه بعد انتقال یابد و به همین ترتیب چاپ شود.

3- شناسایی

همانطور که بیان کردیم سربرگ باید نمایانگر شخصیت برند باشد. پس هنگام انتخاب رنگ باید از رنگی متناسب با رنگ سازمانی خود برای اطلاعات سربرگ استفاده کنیم. باید لوگوی سازمانی خود را به صورت رنگی و دقیقاً همسان با شکل مورد استفاده آن در دیگر پلتفرم ها (وبسایت، شبکه های اجتماعی و…) بکار ببریم. همچنین باید از فونتی استفاده کنیم که از آن برای تمام اسناد تجاری خود بهره می‌بریم.

4- اندازه

انتخاب سایز مناسب در نرم افزار طراحی، یک پیش نیاز مهم برای طراحی سربرگ است. به همین جهت برای راحتتر شدن کار طراح سایز استاندارد کاغذ سربرگ را در تنظیمات نرم افزار در چهار فرمت رایج لیست نمودیم:

  • کاغذ سربرگ به اینچ: 8.268in × 11.693in
  • اندازه سربرگ به میلی متر: 210mm × 297mm
  • سربرگ بر حسب پیکسل: 2480pixel × 3508pixel
  • سایز کاغذ سربرگ به سانتی متر: 29cm × 29.7cm

نکات طراحی قالب سربرگ متناسب با مشاغل مختلف

در ادامه منتخبی از قالب های طراحی سربرگ را معرفی کرده ایم. همچنین آنها را بر اساس مشاغل مختلف دسته بندی نمودیم و نکات مهم در طراحی آن را آموزش دادیم. با ما همراه باشید.

طراحی سربرگ برای پزشکان

در طراحی سربرگ برای فعالان کادر درمان به غیر از درج اطلاعات تماس اولیه چند نکته مهم باید رعایت شود. یکی از موارد مهم درج شماره نظام پزشکی (در صورت موافقت پزشک) در کنار اطلاعات تماس است. همچنین حوزه فعالیت درمانی پزشک مانند آدرس بیمارستان یا مطب (در صورت داشتن مطب) و تخصص وی باید درج شود. در کنار همه این موارد ساعت حضور پزشک در مطب، درمانگاه یا بیمارستان یکی از موارد بسیار مهم در طراحی سربرگ برای این گروه شغلی است. می‌توان این موارد را در صورت توافق پزشک در پانویس سربرگ چاپ کرد. اصولاً برای طراحی چنین سربرگ هایی از رنگ های بسیار ملایم و روشن که موجب ایجاد حس امنیت و آرامش در مخاطب می‌شود استفاده می‌کنند. تکنیک توناژ رنگ آبی روشن یا ترکیب رنگ های سبز و آبی می‌تواند انتخاب مناسبی برای پالت رنگ باشد.

طراحی سربرگ برای قضات، وکلا و فعالان حقوقی

همانند مشاغل پزشکی، طراحی سربرگ قضات و وکلا باید دارای آدرس دفتر کار شخصی یا آدرس دفتر کار در ساختمان حقوقی باشد. همچنین ساعات کاری وی نیز باید در هدر یا فوتر سربرگ به عنوان اطلاعات استاندارد درج شود. استاندارد طراحی چنین سربرگ هایی معمولا به این صورت است که نام یا عکس شخصی (پرسنلی) وکیل یا قاضی، یا لوگوی دفتر حقوقی همراه با تخصص آنها در سربرگ و اطلاعات تماس در پانویس چاپ می‌شود.

طراحی سربرگ برای طراحان و معماران

شاید فکر کنید طراحان چه احتیاجی به سربرگ دارند؟ طراحان علی رقم اینکه خود طراحی سربرگ را انجام می‌دهند می‌توانند برای رزومه کاری خود از سربرگ طراحی کرده خود استفاده کنند. سربرگ برای شرکت های خصوصی که کار طراحی انجام می‌دهند نیز می‌تواند مفید باشد. در حقیقت می‌توان گفت طراحی سربرگ محدود به اشخاص یا شرکت نمی‌شود و مثلا می‌تواند استفاده عمومی داشته باشد. به طور مثال یک طراح سایت نیز می‌تواند از سربرگ برای درج اطلاعات رزومه خود استفاده کند.

معماران و شرکت های طراحی و اجرای سازه نیز از سربرگ برای مراودات خود استفاده می‌کنند. برای طراحی این نوع سربرگ ها اصولاً از همان اطلاعات استاندارد از قبیل نام شخص یا شرکت، اطلاعات تماس و ساعت کاری استفاده می‌شود. با این تفاوت که برای پس زمینه کاغذ در قسمت هدر یا فوتر از طراح های هندسی جهت آگاهی مخاطب از حوزه فعالیت معماری استفاده می‌شود. همچنین در بعضی موارد استفاده از تصاویر معماری به صورت Watermark برای طراحی این نوع سربرگ توصیه می‌شود.

طراحی سربرگ برای فعالان در حوزه مواد غذایی

خلاقیت در طراحی این سربرگ ها مانند خلاقیت در پخت یک دستور غذای سری می‌باشد. به همین جهت برای طراحی آنها نیاز به پیروی از طرح های سنتی نداریم و البته توصیه هم نمی‌شود. در عوض می‌توان از عکس لوگو یا حتی عکس محصول غذایی به صورت watermark خلاقانه استفاده کرد. اما باید در نظر داشته باشیم که اطلاعات اصلی مثل اطلاعات تماس و ساعات کاری کسب و کار باید حتما در کاغذ سربرگ درج گردد.

استفاده از سربرگ به عنوان فاکتور رسمی

این عنوان شاید یکی از کاربردی ترین استفاده های سربرگ علی الخصوص برای شرکت ها و موسسات اداری و تجاری باشد. قالب این نوع سربرگ ها کمی متفاوت تر از سر برگ های سنتی است. در حقیقت جهت پایان یافتن یک مراوده مالی همراه با اعلام احترام متقابل به خریدار، فاکتور رسمی را در فرمت سربرگ برای مشتری ارسال می‌کنند. در این سربرگ ها معمولاً لوگو و اطلاعات فروشنده با فرمت استاندارد طراحی می‌شود و در بدنه سر برگ اطلاعات خریدار همراه با تعداد سفارشات و هزینه هر سفارش و جمع کل آن چاپ و همراه با سفارش یا به صورت جداگانه ارسال می‌شود.

یک استفاده دیگر سربرگ به عنوان فاکتور در مواردی است که خریداران از شما درخواست گزارش خرید می‌کنند. شما می‌توانید لیست خریدهای شرکت خود را در بازه زمانی مورد نیاز خریدار (مثلا یکسال)، در سر برگ به عنوان گزارش سال مالی برای آنها ارسال کنید.

ابزارهای مورد استفاده برای طراحی سربرگ (آموزش طراحی سربرگ ساده با نرم افزار ورد)

این قسمت از مطلب را برای اشخاصی که هیچ تخصصی در طراحی حرفه ای ندارند اختصاص دادیم. تقریبا همه طراحان می‌دانند که سربرگ را می‌توان با اکثر نرم افزارهای طراحی اعم از فتوشاپ، ایندیزاین، کورل دراو و نرم افزارهای جانبی دیگر به شکل کاملاً حرفه ای طراحی کرد. اما لزوماً همه افراد دسترسی به ابزار و یا تجربه استفاده از نرم افزارهای گرافیکی را ندارند. به همین جهت تصمیم گرفتیم به خوانندگان این مطلب آموزش دهیم تا به صورت ساده و با استفاده از نرم افزار word بتوانند سر برگ مناسب برای خود طراحی کنند و از آن جهت نیاز خود پرینت تهیه کنند. شما خواننده گرامی می‌توانید با رعایت قدم به قدم این آموزش رایگان بدون صرف هزینه جهت استخدام طراح یا صرف هزینه جهت پروژه طراحی یک سربرگ مناسب برای خود طراحی کنید. به علاوه می‌توانید از قالب آن برای مدت طولانی استفاده کنید.

ایجاد پروژه سربرگ اختصاصی با Microsoft Word

صبر کنید! قبل از اینکه نرم افزار ورد را باز کنید ابتدا طرحی که مد نظر دارید را روی کاغذ بکشید. اینکار باعث می‌شود ایده ذهنی شما از طرح سر برگ روی کاغذ نقش ببندد. می‌توانید جای لوگو اطلاعات تماس شرکت، شعار سازمانی، آدرس، ساعت کاری و اطلاعات دلخواه دیگر را روی کاغذ مشخص کنید. اینکار باعث می‌شود بدانید از چه ابزاری در ورد استفاده کنید تا به مقصود خود برسید.

اما راه دوم این است که از قالب های پیش فرض ورد استفاده کنید. برای این منظور باید Microsoft Office شما نسخه اصلی باشد که در آن صورت به قالب های پیش فرض ورد به صورت آنلاین دسترسی پیدا خواهید کرد. در غیر این صورت اگر از نسخه غیر اصل نرم افزار ورد استفاده می‌کنید باید قالب های ورد را به صورت جداگانه دانلود کرده و با آموزشی آن را به نرم افزار ورد درون ریزی کنید تا بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید.

ورد را باز کنید

و اندازه کاغذ را روی اندازه استاندارد A4 تنظیم کنید. یکی از قابلیت های این نرم افزار آپشن header و footer آن است که شما می‌توانید به راحتی از نوار ابزار بالا آن را انتخاب کنید یا روی قسمت بالای صفحه کاغذ سه بار کلیک متداول انجام بدهید. خواهید دید که ورد به حالت هدر یا فوتر تغییر می‌کند و بالا و پایین کاغذ نقطه چین درج می‌شود که مرز سر برگ و متن را به صورت استاندارد نمایش می‌دهد. (این قابلیت در نسخه های قدیمی ورد پشتیبانی نمی‌شود).

پروژه خود را ذخیره کنید و نام آنرا قالب سر برگ یا letterhead بگذارید تا در استفاده های بعدی بتوانید به راحتی به آن دسترسی پیدا کنید و سر برگ خود را سریعا پرینت کنید.

درج لوگو

با کلیک روی منوی insert و انتخاب image می‌توانید عکس لوگوی خود را در هدر درج کنید و با استفاده از فلش کنار عکس اندازه آن را به صورت دلخواه تنظیم کنید. محل قرار گیری تصویر لوگو را در سمت راست یا چپ کاغذ تعیین کنید. حال نام کسب و کار خود را به صورت وسط چین، (راست چین یا چپ چین) همراه با حوزه فعالیت و شعار سازمانی را تایپ کنید. معمولاً برای طراحی سر برگ به زبان فارسی نام و شعار کسب و کار را از سمت راست تصویر کاغذ تایپ می‌کنند و لوگو را به قسمت چپ صفحه منتقل می‌نمایند.

درج اطلاعات مورد نیاز

اگر نیازی به پانویس در سر برگ ندارید باید اطلاعات تماس را نیز در این قسمت تایپ کنید و از پا نویس صرف نظر کنید. در غیر این صورت توصیه می‌شود که اطلاعات تماس مثل شماره تلفن، آدرس، ساعت کاری، ایمیل و آدرس وبسایت را به بخش فوتر منتقل کنید.

شما می‌توانید با Enter کردن فضای هدر یا فوتر خود را افزایش دهید. اما مد نظر داشته باشید که بیش از حد اندازه آن را زیاد نکنید تا فضای مناسب برای تایپ متن نامه رعایت شود.

همچنین می‌توانید در پانویس از لوگوی خود در اندازه ای کوچکتر بهره ببرید و حتی می‌توانید از برخی آیکون های شبکه های اجتماعی همراه با آدرس آنها در فوتر استفاده کنید تا شکل ظاهری سر برگ خود را مدرن تر و امروزی تر جلوه دهید.

ذخیره نهایی

برای آخرین بار پروژه خود را ذخیره کنید و مطمعن شوید که به راحتی به آن دسترسی دارید تا بتوانید در آینده به راحتی متن دلخواه خود را در آن تایپ کرده و از آن خروجی بگیرید.

استفاده از قالب پیش فرض طراحی سر برگ در ورد

نرم افزار ورد را باز کنید و روی new click کنید. منویی باز خواهد شد و اگر قالب های پیش فرض را به صورت جداگانه وارد ورد کرده باشید می‌توانید آنها را مشاهده کنید. یا اگر نسخه اصلی ورد را دارید در جعبه جستجو تایپ کنید letterhead تا نتایج جستجو را برای قالب سر برگ مشاهده کنید. یکی از قالب هایی که مناسب کسب و کارتان است را انتخاب کنید و روی آن کلیک کنید.

سپس قالب انتخابی شما با اندازه استاندارد A4 مشاهده خواهد شد. شروع به شخصی سازی قالب با توجه به نیاز های خود کنید. معمولاً قالب های پیش فرض سربرگ به زبان انگلیسی هستند. قسمت های انگلیسی را به فارسی تغییر دهید. حتی می‌توانید رنگ ها و عکس ها را نیز با رنگ و لوگوی سازمانی خود جایگزین کنید. این کار را ادامه دهید تا سر برگ به طرح مورد نظر شما نزدیک شود. سپس پروژه خود را مجددا ذخیره کنید تا هر زمان اراده کردید به آن دسترسی داشته باشید.

شما حتی می‌توانید چند نوع سربرگ اختصاصی طراحی کنید و برای مناسبت های گوناگون یا افراد مختلف سر برگ مناسب را انتخاب کرده و متن خود را در آن تایپ کرده و ارسال کنید.

خلاصه مطلب با پرسش و پاسخ

چگونه یک سربرگ طراحی کنیم؟

  • آسان بگیرید. طراحی ساده شکل رسمی و اداری دارد.
  • از سلسله مراتب سر برگ در طراحی استفاده کنید.
  • تراز بندی صفحه طراحی خود را درست کنید.
  • از استراتژی مناسب برای انتخاب رنگ استفاده کنید.
  • جزئیات را با دقت انتخاب کنید.
  • از علائم تجاری استفاده کنید.
  • برند خود را مطرح کنید.

از چه نرم افزاری برای طراحی استفاده کنیم؟

شاید بتوان گفت بهترین نرم افزار برای طراحی سر برگ Adobe InDesign می‌باشد. اما می‌توان از نرم افزارهای دیگری مثل Illustrator، photoshop، corel Draw نیز برای طراحی سربرگ به صورت حرفه ای استفاده کرد. ساده ترین راه برای طرحی سر برگ نرم افزار ورد می‌باشد.

با Word چگونه سربرگ طراحی کنیم؟

  • نرم افزار ورد را باز کنید.
  • طرح کاغذی یا قالب پیش فرض را انتخاب کنید.
  • هدر و فوتر را فعال کنید.
  • فونت و رنگ فونت مناسب را انتخاب کنید.
  • قالب آماده را فارسی کنید.
  • اطلاعات مورد نیاز را تایپ کنید.
  • رنگ ها را به رنگ مورد نظر خود تغییر دهید.
  • پروژه را ذخیره کنید.

چگونه از فایل سربرگ پرینت بگیریم؟

  • متن مورد نظر خود را تایپ کنید.
  • دکمه پرینت را از نوار ابزار یا دکمه های ترکیبی ctrl+p را بزنید.
  • وارد صفحه تنظیمات پرینتر شوید.
  • از چاپ شدن تمام صفحه در بخش پیش نمایش مطمعن شوید.
  • روی دکمه پرینت کلیک کنید تا سند جهت چاپ ارسال شود.

نتیجه گیری

در این مطلب مفید سعی کردیم آموزش جامعی را درباره نحوه طراحی و چاپ سر برگ ارائه کنیم. امیدواریم با مطالعه مطالب این صفحه بتوانید با استفاده از راهنمایی ها سربرگ مناسب کسب و کار خود را طراحی کنید و برای ارتباطات حرفه ای خود از آن استفاده کنید. خوشحال می‌شویم ایده های خود را درباره سر برگ های خلاقانه در انتهای این مطلب برای ما ارسال کنید.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.