تخته شاسی یا زیر دستی چیست و چه کاربردهایی دارد؟

 تخته شاسی یا تخته زیر دستی وسیله ای است که جهت نگهداری تعدادی برگه با سایز مختلف از آن استفاده می‌گردد. استفاده از تخته شاسی زمانی کاربرد پیدا کرد که جابجا کردن برگه های گوناگون در ابعاد و سایز مختلف برای افراد سخت و طاقت فرسا گردید. قطعاً شما هم با این شرایط رو به رو شدید. زمانی که تعدادی ورق کاغذ همراه خود حمل می‌کنید و همه آنها به صورت به هم ریخته درون کیف شما بدون نظم مشخص پراکنده شده اند. اوضاع زمانی بدتر می‌شود که می‌خواهید تعدادی از آنها را از کیف خود خارج کرده و شروع به نوشتن کنید. خوب مسلماً نمی‌توان روی برگه کاغذ بدون داشتن زیر دستی اقدام به نوشتن کرد.

اینجاست که یک تخته شاسی مناسب به کمک شما می‌آید. با داشتن زیر دستی می‌توانید به راحتی کاغذهای خود را منظم کرده و آنها را به قفل آن پیوست کنید. به راحتی هر جا که خواستید بدون اینکه دنبال یک سطح صاف برای نوشتن بگردید شروع به یادداشت برداری کنید.

تاریخچه تخته شاسی

تخته زیردستی در انگلیسی به Clipboard شناخته می‌شود. مخترع آن جرج هنری هانزبین در اوایل دهه ۱۹۸۰ میلادی است. تخته شاسی همزمان با پیدایش فروشگاه های زنجیره ای یا فروش زنجیره ای ظهور پیدا کرد. هنگامی که در پروسه انبارداری نیاز به وسیله ای جهت ثبت ورود خروج کالاهایی که هر روز اضافه یا کم می‌شوند بود. لذا زیر دستی به ابزاری بسیار کاربردی برای مدیریت انبار در گذشته بود.

اما امروزه از این وسیله کاربردی تنها در انبارها استفاده نمی‌شود. از بانکها و مدارس گرفته تا استفاده در مسابقات بزرگ ورزشی برای نوشتن نتایج لحظه ای یا حتی در سوپر مارکت ها از تخته زیردستی استفاده می‌شود.

حتی با پیدایش تبلت ها و انواع تخته شاسی دیجیتالی، هنوز هم هستند اشخاصی که استفاده از زیر دستی های معمولی را ترجیح می‌دهند.

تخته شاسی یا زیر دستی؟

بالاخره تخته شاسی یا زیردستی؟ حقیقت این است که نمی‌توان تعریف دقیقی برای آن ارائه کرد. اما این وسیله کاربردی در گذشته عموماً به نام زیردستی شناخته می‌شد. دقیقاً روند پیدایش این وسیله از همین جا شروع شد. زمانی که اشخاص برای نوشتن نیاز به وسیله ای پیدا کردند تا زیر کاغذهایشان قرار دهند تا بتوانند خودکار را بدون سوراخ کردن کاغذ روی آن حرکت دهند.

قطعاً کودکی خود را به خاطر دارید. زمان هایی که برای نوشتن مشق شب و پر کردن فرم هایی که مدرسه به ما میداد دچار مشکل می‌شدیم. اکثر مواقع هم کاغذهای سوراخ سوراخ شده را تحویل مدرسه می‌دادیم. این مادران ما بودند که به ما یاد دادند که زیردستی بگذاریم تا با مدرسه دچار سوء تفاهم نشویم !

فلسفه پیدایش زیر دستی به همان زمان های کودکی ما باز می‌گردد. رفته رفته با گذشت زمان مزایای استفاده از این وسیله کاربردی افزایش یافت. امروزه با گسترش استفاده از این محصول و تنوع آن به نام تخته شاسی شناخته می‌شود.

فرق تخته شاسی با شاسی

بگذارید یکبار برای همیشه به این سوء تفاهم پایان دهیم! . تعریف تخته شاسی را مفصل در چند خط بالا توضیح دادیم. اما شاسی چیست؟ شاسی یا قاب شاسی یا تابلو شاسی یک تکه چوب است که برای چاپ عکس یادگاری روی آن به کار می‌رود. این چوب عموماً از نوع MDF است که عکس چاپی را روی آن درج می‌کنند و آن را روی دیوار منزل یا دفتر کار نصب می‌کنند.

انواع زیر دستی ها کدام اند؟

با گذشت زمان انواع مختلفی از زیر دستی تولید و عرضه گردید.

زیر دستی مقوایی

از انواع ارزان قیمت تخته شاسی است. در این نوع زیردستی یک عدد مقوای فشرده شده به کار رفته است. با اینکه از مقوا برای این نوع تخته شاسی استفاده می‌شود اما مقاومت لازم در برابر فشار خودکار و نیروی دست را دارا می‌باشد. معایب زیر دستی مقوایی این است که در مقابل رطوبت مقاومت خوبی ندارد و باید مراقب بود که دچار آب رفتگی نشود.

جنس چوبی

مقاومت بالای چوب در مقابل رطوبت و فشارهای نسبتاَ سخت از ویژگی های این نوع زیردستی است. جنس چوب استفاده شده عموماً از چوب های با کیفیت می‌باشد تا مانع شکسته شدن آن شود. معایب این زیر دستی ها ساده و ابتدایی بودن و عدم زیبایی آنهاست. البته امروزه برای از بین بردن شکل ساده آنها روی آن از طراحی های زیبا استفاده می‌شود.

تخته شاسی شیشه ای

جنس این نوع زیر دستی از طلق پلاستیکی شفاف می‌باشد. به این صورت که می‌توان پشت تخته شاسی را از روی آن مشاهده کرد. برخی از انواع آن دارای خط کش می ‌باشند. ایراد این نوع زیردستی ها این است که راحت تر از انواع دیگر آن می‌شکنند و برای استفاده طولانی مدت مناسب نمی‌باشند.

زیر دستی کلاسوری

طراحی این زیردستی به ۲ نوع می‌باشد. یک نوع تخته شاسی کلاسوری که مثل دفتر بسته می‌شود. برخی از انواع آن دارای محفظه داخلی برای نگهداری خودکار و انواع لوازم التحریر است.

نوع دیگری از آن نیز وجود دارد که به صورت کیفی یا پوشه ای می‌باشد. این تخته شاسی دارای محفظه برای نگهداری لوازم ضروری است و دارای دسته حمل کننده نیز هست.

نکته مثبت آن استفاده از پلاستیک در جنس آن می‌باشد که حالت انعطاف پذیری زیر دستی داده است. نکته منفی این است که این انعطاف پذیری در مدت طولانی از بین خواهد رفت و پلاستیک آن به اصطلاح تا می‌شود.

چه کاربردهایی دارد؟

تخته شاسی کاربردهای فراوانی دارد. در بسیاری از شرکت ها و ادارات دولتی یا خصوصی یا خیلی از مشاغل دیگر از انواع زیر دستی استفاده می‌کنند.

همانطور که بیان شد انباردارها بیشترین استفاده را از تخته شاسی دارند. زیرا می‌‎توانند حین راه رفتن بین قفسه ها و مشاهده کالاها به راحتی از موجودی آنها صورت برداری کنند. همین صورت برداری را می‌توانیم از حین راه رفتن میان گل ها و گیاهان گلخانه مان روی کاغذ با تخته شاسی مناسب داشته باشیم.

قطعاً بازاریاب های خیابانی را دیده اید. همان هایی که همه ما از دستشان فراری هستیم! . آنها هم از تخته شاسی استفاده می کنند.

حتما برای پرکردن فرم استخدام به شرکت ها یا موسسات مختلف مراجعه داشته اید. آنها نیز برای اینکه شما فرم استخدام خوش نویسی داشته باشید، آن را با زیر دستی به شما می‌دهند.

فرم استخدام

 

برای ثبت نام به آموزشگاه های مختلف مراجعه کرده اید؟ فرم ثبت نام آنها نیز با زیردستی به شما ارائه می‌شود.

آمارگیر ها را یادتان هست؟ همان هایی که برای گرفتن آمار من و شما به منازل مراجعه می‌کنند. آنها نیز از تخته شاسی استفاده می‌کنند که اطلاعات ما را بدون خط خوردگی یادداشت کنند.

دانش آموزان و دانشجویان از استفاده کنندگان اصلی تخته شاسی هستند. چرا که این عزیزان همیشه با حجم انبوهی از کاغذ جزوه هایشان سر و کار دارند. برای منظم کردن این کاغذها و نوشتن راحت تر روی آنها تخته شاسی بسیار کاربرد دارد.

تخته شاسی بزرگ یکی از انواع پر کاربرد زیردستی است. نقاشان و طراحان خریداران اصلی این نوع زیر دستی ها هستند. برای طراحی کردن و اتود زدن یا چهره پردازی استفاده از آن ضروری می‌باشد. چرا که طراحان برای داشتن طراحی تمیز و عاری از اشتباه باید از سطحی صاف استفاده کنند که این مهم تنها با استفاده از زیردستی مناسب امکان پذیر است.

جنس تخته شاسی

بالاتر به توضیح انواع تخته شاسی پرداختیم. در واقع جنس زیر دستی ها نیز با نوع آنها عجین شده است. اما می‌توان زیر دستی ها را با اشکال دیگری نیز تولید کرد. مثلا زیر دستی مقوایی را می‌توان با پارچه چرمی تولید نمود. به این صورت که چرم را روی مقوا اندود می‌کنند. این کار باعث می‌شود کیفیت و زیبایی آن بالاتر برود و متناسب با آن دوام و استحکام بیشتری پیدا کند.

همین روکش چرمی را برای زیر دستی های چوبی نیز می‌توان انجام داد. استفاده از پارچه یا پلاستیک برای روکش کردن زیر دستی نیز انجام می‌گیرد. اما متاسفانه کاربردی ندارد. زیرا سریع از بین میرود.

سایز های تخته شاسی

این محصولات در سایز های مختلفی تولید می‌شوند. تولید تخته شاسی متناسب با اندازه کاغذ در نظر گرفته می‌شود. شما ‌می‌دانید که سایز کاغذ با استاندارد A اندازه گیری می‌شود و شماره بندی مشخص دارند. زیر دستی نیز با همین استاندارد و کمی بزرگتر تولید می‌شود زیرا باید برای حاشیه کاغذ نیز فضا در نظر گرفته شود.

اصولاً برای تولید این محصول از اندازه A3 یا A4 استفاده می‌شود که کاغذهایی با اندازه کوچکتر را نیز پوشش می‌دهد. تخته شاسی سایز بزرگ تنها برای استفاده طراحان و نقاشان با استاندارد متفاوت تولید می‌گردد.

تخته شاسی با خودکار

کاغذ و خودکار دو عنصر اصلی مورد استفاده در تخته شاسی است. بدون این دو عملاً تخته زیر دستی استفاده ای ندارد. به همین جهت بعضی تولید کنندگان زیر دستی را همراه با کاغذ یا خودکار عرضه می‌نمایند.

اضافه کردن جا خودکاری و نصب نمودن آن همراه با زیر دستی، کاربرد آن را افزایش می‌دهد. جا خودکاری نصب شده باعث می‌شود هر زمان که نیاز به یادداشت کردن داشته باشیم بدون اینکه دنبال خودکار بگردیم به راحتی به آن دسترسی داشته باشیم.

چاپ عکس روی تخته شاسی

چاپ عکس روی تخته شاسی

اخیراً برای شخصی سازی تخته شاسی ها از چاپ عکس روی آنها بهره می‌برند. تا جایی که چاپ زیر دستی با طرح های متفاوت و متنوع رواج پیدا کرده است. این کار موجب شده است که زیردستی ها از حالت یکنواخت خارج شوند و با سلیقه افراد مختلف تطابق پیدا کنند.

تولید کنندگان می‌توانند با استفاده از دستگاه های مخصوص زیر دستی طرح دار تولید کنند.

قفل تخته شاسی

قفل تخته شاسی را می‌توان به سه نوع مختلف تقسیم کرد.

اولین مدل نوع گیره ای است. این گیره کار نگهداری کاغذ را بر عهده دارد. ولی متاسفانه اگر تعداد کاغذ زیاد شود قدرت نگهداری کاغذهای بیشتر را ندارد. کاغذ ها از زیر گیره به بیرون سر میخورند یا به راحتی از زیر آن خارج می‌شوند. به این علت استفاده از گیره در زیر دستی های ارزان قیمت عمومیت دارد.

نوع دیگری از گیره های تخته شاسی وجود دارد که به صورت کلنگی یا آویز هستند. قفل های کلنگی را حتما در زونکن ها دیده اید. از این قفل ها برای زیر دستی نیز استفاده می‌گردد. علت استفاده از این قفل ها محکم نگاه داشتن کاغذ و مقاوم بودن آنها برای استفاده در مدت طولانی است.

از قفل های آویز برای زیر دستی ها بیشتر استفاده می‌شود. علت استفاده از این نوع قفل ها حالت فنری آنهاست. برای اینکه راحت تر می‌توان آنها را باز و بسته کرد و گذاشتن یا برداشتن کاغذ در آن سریعتر انجام می‌شود.

جنس این قفل ها از نوع استیل است. این استیل با زخامت های متفاوت تولید می‌گردد. هر چه زخامت استیل بیشتر باشد، مقاومت قفل را افزایش خواهد داد و به طبع دوام آن نیز بیشتر خواهد شد.

قیمت زیر دستی

زیر دستی ها با توجه به انواع و جنس آنها قیمت گذاری می‌شوند. تمام فاکتورهای اشاره شده در متن فوق در قیمت گذاری تخته شاسی تاثیر می‌گذارد. لذا برای خرید زیر دستی باید با توجه به نیاز خود و کیفیتی که از محصول انتظار داریم اقدام کرد. یک زیر دستی شیک و قیمت مناسب می‌تواند جوابگوی نیازهای ما باشد.

هدیه دادن تخته شاسی

تخته شاسی برای هدیه

شاید انتخاب زیر دستی برای هدیه دادن عجیب به نظر برسد!. ولی در مواقعی که نیاز به یک کادو مناسب داریم و وقتمان نیز کم است، تخته شاسی می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. علی الخصوص اگر مخاطب ما دانش آموز، دانشجو یا کارمند باشد. اینگونه می‌توان با کمترین هزینه یک هدیه مناسب و کاربردی تهیه نموده و به آنها اهدا کرد.

بررسی نهایی

در این مطلب از وبلاگ پدیده نقش سعی کردیم تا موارد مهمی که برای انتخاب یک تخته شاسی نیاز است را مطرح کنیم. مد نظر قرار دادن فاکتورهای بالا می تواند به شما جهت خرید یک زیر دستی زیبا، کاربردی، با کیفیت و مناسب برای هدیه کمک کند.

خوشحال می‌شویم که تجربیات خود را از خرید یا استفاده از تخته شاسی یا همان زیر دستی با ما و خوانندگان این مطلب در میان بگذارید. به انتهای صفحه مراجعه کرده و دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.