کلاسور یا Ring Binder چیست و چه کاربردهایی دارد؟

کلاسور در زبان انگلیسی به نام Ring Binder شناخته شده است. کلاسور به کاور و یا جلد نرم یا سختی گفته میشود که برای نظم دهندگی به کاغذها و جزوه های اوراق و برگ استفاده می‌شود. معمولا کلاسور ها دارای گیره و قفل های فلزی و پلاستیکی متنوعی هستند و تنوع بسیار زیادی دارند. هر کدام از آنها در ابعاد و تعداد صفحات جایگذاری با هم نیز متفاوت اند. این محصولات از نظر تعداد سوراخ و یا پانچ و نیز فاصله سوراخ ها دارای استاندارد تقریبا متفاوتی هستند. با توجه به گنجایش مقدار کاغذ در آن بین ۱۰۰ برگ تا ۵۰۰ برگ ظرفیت دارند.

در اینجا جا دارد چند خطی از کلاسور بدانیم:

کلاسور یا همان زونکن توسط فردریش زونکن در کشور آلمان در شهر بن تولید و به ثبت رسید. در واقع کلاسور یک کلمه ی فرانسوی است که برای نگهداری و مرتب کردن کاغذ ها به کار میرود که قابلیت باز و بسته شدن دارد. ما می توانیم با استفاده از دیوایدرهایی که درون Ring Binder و بین صفحات آن قرار داده شده است آن را به چند دفتر تقسیم کنیم. هر تعداد کاغذی را که دوست داریم را از هم جدا می‌کنیم و در جاهای دیگر از آن استفاده می‌کنیم.

در حقیقت کلاسور یک نظم دهنده کامل است.

در ایران کلاسور ها و کلربوک ها انواع مختلفی دارند که هرکدام از آنها ویژگی ها و مزیت های قابل توجهی دارند. کلاسور ها بر خلاف دیگر ابزار یادداشت، تعداد حلقه  های بیشتری دارند و تعداد برگه های زیادی را در خود جای می‌دهند.

کلربوک:

کلربوک وسیله ای است برای بایگانی کردن برگه و یا اسنادی که از اهیمت زیادی برخوردار هستند. این وسیله از جلد سخت پلاستیکی و داخله آن از برگه ای بنام کاور ساخته شده است.

انواع کلاسورها

مطلب کلاسور1

معمولا کلاسورها ۲ دسته می باشند. کلاسور های اداری و کلاسورهای تحصیلی.

۱- کلاسورهای اداری

کلاسورهای اداری حکم بایگانی کردن اوراق اداری را دارند. در شرکت ها و اداره جات از انواع آنها استفاده می شود. همانطور که می‌دانید به آنها زونکن می گویند و دلیل این نامگذاری مربوط به همان مخترع آلمانی می‌باشد که بالاتر درباره وی توضیح دادیم.

۲- کلاسورهای تحصیلی

همان کلاسور دفتری یا دفتر کلاسوری هستند که هرکدام از آنها کاربرد متغیری دارند.

اگر به دنبال راه حلی برای جمع آوری کاغذها و یا جزوات درسی خود و به فکر چاره ای هستید ما به شما دفترهای کلاسوری را پیشنهاد می‌کنیم.

در دفتر کلاسوری ، هر کلاسور کاغذ مخصوص به خود را بر مبنای تعداد پانچ و اندازه دارا می باشد. باید در زمان خرید برگ یا کاغذ کلاسور حتما به مدل کلاسور دقت شود تا آن یدک به راحتی با کلاسور ست شود.

نوع صحافی :

در دفتر کلاسوری ها از تکنیک صحافی کلاسوری استفاده می شود. این نوع تکنیک همزمان با پیدایش کلاسورها ایجاد شد و امروزه برای تولید کلاسورها از آن بهره می‌برند.

ابعاد :

ابعاد کلاسورها با توجه به تعداد حلقه ها نیز متغیر می باشد. کلاسور های ۲۶ حلقه به مراتب ابعاد بزرگتری نسبت به کلاسور های ۲۰ حلقه دارند. نوع ۲۶ حلقه کلاسور بیشتر مناسب دانشجویان و دانش آموزان است. زیرا می‌توانند از فضای بیشتری از کاغذ استفاده نمایند و طرح و نوشته های خود را روی آن پیاده کنند. در مقابل کلاسورهای ۲۰ حلقه مناسب کارمندان و مدیران هستند زیرا فضای کمتری را اشغال می‌نماید و خود کلاسور می‌تواند به عنوان کیف در نظر گرفته شود. به همین علت است که کلاسورهای کوچکتر محبوبیت بیشتری بین کارمندان و مدیران دارند.

جنس کلاسورها :

مطلب کلاسور2

یکی از مهمترین قوائد در ماندگاری و طول عمر هر محصول جنس و کیفیت آن می باشد که این امر در مورد لوازم التحریر صدق می‌کند.

متریال مصرفی کلاسورها با توجه به طی فرایند تولید چرمی، پارچه ای و مقوایی می‌باشد.

جنس  کلاسور چرمی :

در دفتر کلاسوری های چرمی می توان از چرم های طبیعی و مصنوعی استفاده کرد. اما با توجه به کیفیت و تنوع زیاد و قیمت مناسب چرم مصنوعی نسبت به چرم طبیعی بیشترین استفاده در دفتر کلاسوری از چرم مصنوعی می باشد. زیرا محصول نهایی با هزینه کمتر تولید می شود و از نظر قیمت برای مصرف کننده مقرون به صرفه تر می‌باشد.

تولید کنندگان در جلد دفتر کلاسوری های چرمی با توجه به سلیقه های گوناگون مشتریان از مواردی همچون درج آرم بصورت حک لیزر روی پلاک، حک لیزر روی جلد، داغی و یا چاپ سیلک استفاده می کنند.

جنس کلاسور پارچه ای :

کلاسور پارچه ای به دلیل بافت محکم و نرمی که دارد بهترین انتخاب برای استفاده طولانی مدت است. با توجه به طراحی متنوع رنگی که می توان روی جلد پارچه چاپ نمود طرفداران زیادی را به خود جذب می کند. می توانید جهت مشاهده این تنوع به صفحه کلاسور وبسایت ما مراجعه نمایید.

جنس کلاسور پلاستیکی :

معمولا جنس Ring Binder پلاستیکی با توجه به قیمت مناسب طرفداران بیشتری دارد. اما به دلیل اینکه مدت زمان طولانی برای بازیافت جلدهای پلاستیکی صرف می‌شود و روی محیط زیست تاثیر منفی می‌گذارد، پدیده نقش استفاده از کلاسورهای پلاستیکی را پیشنهاد نمی‌دهد.

جنس کلاسور مقوایی :

در انتخاب دفتر کلاسوری های مقوایی به دلیل کیفیت بالای رنگ ها و طرح های فانتزی، سنتی و … که استفاده می شود که به اصطلاح به آنها دفتر کلاسور فانتزی هم گفته می‌شود از همان اول نظر بسیاری از مشتریان را جلب می‌کند.

قفل ها:

قفل ها در Ring Binder نقش نگهدارنده برگه و یا نیز کاغذ را دارند. برگ کلاسور برای اینکه بتواند درون این قفل ها و یا حلقه ها قرار بگیرد باید پانچ شده باشند. آنچه در مقدار گنجایش تعداد کاغذها در کلاسور موثر است قفل حلقه آن است.

جنس قفل کلاسور :

قفل های Ring Binder را به ۵ دسته می‌توان تقسیم کرد:

قفل ۲ یا ۴ حلقه:

معمولا در دفتر کلاسوری اداری از تعداد حلقه های ۲ یا ۴ بابت قرار دادن اوراق اداری، فاکتور، اسناد مدارک و … استفاده می شود چرا که بیشترین کاربرد را دارد.

قفل های ۶، ۲۰، ۲۶ حلقه :

در دفتر کلاسوری تحصیلی با توجه به ابعاد و فضای کاغذ دفتر نوع قفل بین ۶، ۲۰، ۲۶ حلقه متغیر می باشد. در ادامه به شرح ویژگی های هر یک از این نوع کلاسورها خواهیم پرداخت.

کلاسور ۲۶ حلقه :

یکی از پر مصرف ترین کلاسورهای تحصیلی کلاسورهای ۲۶ حلقه هستند. ابعاد این کلاسورها ۲۱×۲۸ و با ابعاد کاغذ ۱۹×۲۶ می باشد. قطر قفل این کلاسور تحصیلی ۱۰۰ برگ با قطر ۲ سانت و ۲۰۰ برگ با قطر ۲٫۵ سانت است. به آنها دفتر کلاسوری ۲۰۰ برگ یا دفتر کلاسور A4 نیز می‌گویند.

این نوع کلاسور برای افرادی مناسب است که برای نوشتن و یا مکتوب کردن جزوات خود نیاز به فضای کاغذ زیادی دارند. برگ این کلاسور و یا یدک آن از برگ A4 مقداری کوچکتر است.

در نظر داشته باشید برای تهیه یدک و یا برگ کلاسور می توانید در سایت پدیده نقش یدک کلاسور ۲۶ حلقه را تهیه نمایید.

اگر به دنبال دفتر کلاسوری فانتزی و یا دفتر کلاسوری چرمی ایده آل هستید که در آن جدا از داشتن قفل ۲۶ حلقه امکاناتی همچون (جای سیم شارژر، جای ایر پاد ،جای جاکارتی و نیز جای خودکار و تبلت را نیز دارا باشد ما به شما کلاسور ۲۶ حلقه کیفی مدل آیری پدیده نقش را پیشنهاد می کنیم. این کلاسور با توجه به متریال و امکانات آن تقریبا جزو اولین و بی نظیرترین کلاسورها در ایران می باشد.

کلاسور ۲۰ حلقه تحصیلی چرمی و فانتزی :

یکی دیگر از کلاسورهای تحصیلی، کلاسور ۲۰ حلقه چرمی است. ابعاد این کلاسور ۱۷×۲۳ و ابعاد کاغذ آن ۱۵×۲۰٫۵ می‌باشد. به آنها به اصطلاح کلاسور A5 نیز گفته می‌شود. این دفتر کلاسوری A5 با قفل پلاستیکی ۲۰ حلقه ۱۰۰ برگ عرضه می گردد.

یکی از مزیت های این Ring Binder کوچک بودن آن است. می توان آن را به صورت تکی به راحتی حمل نمود. این دفتر کلاسور متناسب دانشجویانیست که برای حمل کلاسور دچار مشکل می‌شوند و میزان فضای کمی را در کیف و کوله دارند. کلاسور ۲۰ حلقه تقریبا مناسب تمام کیف ها است و جای کمتری را اشغال می‌نماید.

در اینجا جا دارد با توجه به توضیحات بالا کلاسور تاتامی را خدمتتان معرفی نمود.

اگر به دنبال کلاسور کوچکی هستید که همراه آن خودکار و یا مداد و پاکن خود را حمل کنید، ما به شما کلاسور مدل تاتامی سنگی همراه با جامدادی را پیشنهاد می‌کنیم. جهت خرید آن همراه کاغذ یدک، به فروشگاه آنلاین پدیده نقش مراجعه نمایید.

کلاسور ۶ حلقه :

نوع دیگری از Ring Binder پر استفاده، کلاسوره تحصیلی و فانتزی ۶ حلقه است. ابعاد این کلاسورها ۱۸×۲۷ می باشد و ابعاد کاغذ داخلی آن ۱۷×۲۴ است. دقیقا ابعاد این کاغذ با اندازه دفاتر تحصیلی یکسان می باشد. بنابراین چنانچه از دفتر یادداشت استفاده می کنید، فضای کاغذ آن برایتان مناسب است. تنها ضعف کلاسور فانتزی جدا شدن برگه و یا کاغذهای آن می باشد.

کاغذ یدک کلاسور

با توجه به محدود بودن مطالب تخصصی درباره کلاسور سعی کردیم شما خواننده گرامی را جهت انتخاب کلاسور مناسب راهنمایی کنیم. با در نظر گرفتن نکات ارائه شده در این مطلب می‌توانید با خیال راحت تر و با آگاهی بیشتری اقدام به خرید کلاسور نمایید. خوشحال می‌شویم تجربیات خود از خرید کلاسور را با ما در میان بگذارید. ما را با نظرات ارزشمند خود جهت بهبود کیفیت خدمات مجموعه یاری نمایید. جهت ارسال نظر به انتهای همین صفحه مراجعه نمایید.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.