سررسید یا سالنامه چیست و انواع آن کدام است؟

طرفداران سررسید این مطلب را از دست ندهید

با آغاز سالی نو همه ما به دنبال یک سررسید جذاب و با کیفیت برای خود خواهیم بود تا بتوانیم در آن کارهای روزانه، پیگیریها، برنامه های خود را یادداشت کنیم. شرکت ها، موسسات و افراد مختلفی هستند که برای تبلیغ کسب و کارشان از سررسید به عنوان یک هدیه تبلیغاتی یا گیفت استفاده می کنند. به این نوع سررسید ها سررسید تبلیغاتی می‌گویند.

ما در این مقاله قصد داریم تا شما را با نوع ساخت و انواع سالنامه ها آشنا کنیم تا بتوانید همان چیزی که مورد نیازتان می باشد را انتخاب کنید و از خرید خود لذت ببرید.

گاه شمار یا سالنامه چیست؟

سالنامه را می توان نوعی دفتر یادداشت تاریخ دار نام گذاری کرد که دارای تاریخ های میلادی و شمسی هستند.

سررسید یک دفتر بسیار پرکاربردی برای همه ما می‌باشد. چون تاریخ ها، وقایع مهم، مناسبت ها و… را که در طول یک سال جاری از زندگیمان رخ می دهد، به راحتی از آن اطلاع داشته باشیم.

همان گونه که سررسید اطلاعات گوناگونی را در اختیار ما قرار می دهد ما هم می توانیم اطلاعات شخصی مثل یادداشت های روزانه، پیگیریها، دریافت و پرداخت هزینه ها، ثبت شماره تلفن و … را در آن بنویسیم. به این خاطر که وزن آن کم و ابعاد آن کوچک است. لذا ما می توانیم همیشه آن را همراه خود داشته باشیم.

در برخی از سالنامه ها اطلاعاتی همچون ساعت های رسمی و بین المللی، سفارتخانه های ایران، جدول تبدیل مقیاس و… قرار دارد. همه این عناوین می‌تواند برای مخاطبان بسیار مفید و پر کاربرد باشد.

سالنامه را می توان به عنوان سررسید تبلیغاتی هم استفاده کرد. چرا که بسیاری از شرکت ها و موسسات با توجه به نوع کسب و کارشان می توانند اطلاعات آماری و عمومی یا موضوعات تخصصی را در صفحات سررسید طراحی و استفاده تبلیغاتی کنند.

طراحی صفحات داخلی سررسید

صفحات داخلی سررسیدها در فرمت های متفاوتی تولید و عرضه می گردد. قطعا این سوال برایتان به وجود آمده فرمت یعنی چی؟ با ما همراه باشید:

صفحات یک سالنامه بر اساس ثبت تاریخ به چهار نوع فرمت تقسیم بندی می شوند:

  • فرمت روز شمار

تصویر فرمت روز شمار

در طرح روز شمار ثبت تاریخ به این شکل می باشد که هر یک روز در یک صفحه چاپ می شود. به جز پنجشنبه و جمعه. در طول یک سال ۳۶۵ روز داریم این بدان معنی می باشد که تعداد صفحات سررسید روز شمار ما تعداد برگ هایش و اطلاعات تقویمی ۳۶۴ صفحه می باشد. البته ناگفته نماند در طول سال چندین پنجشنبه و جمعه داریم که گفتیم این دو روز با هم چاپ می شوند پس تعداد برگ صحیح می باشد.

  • طرح دو روز شمار:

در فرمت دو روز شمار ثبت تاریخ به این شکل می باشد که هر دو روز در یک صفحه چاپ می شود. به غیر از چهارشنبه و پنجشنبه و جمعه. تعداد صفحات در سررسید دو روز شمار ۱۹۲ صفحه همراه با اطلاعات تقویمی است.

  • فرمت هفته شمار:

تصویر فرمت دو روز شمار

طرح هفته شمار ثبت تاریخ به این شکل می باشد که هر هفته در یک صفحه چاپ می شود. در طول یک سال ۵۲ هفته داریم. لذا در سررسید هفته شمار ۵۲ صفحه تقویم و مابقی صفحات از ۱۹۲ صفحه یادداشت هستند.

  • طرح ماه شمار:

تصویر فرمت ماه شمار

در فرمت ماه شمار ثبت تاریخ به این شکل می باشد که هر یک ماه در دو صفحه روبه روی هم چاپ می شود. یا اینکه هر ماه در یک صفحه چاپ می شود . الباقی صفحات ۱۹۲ صفحه یادداشت هستند. در سررسید ماه شمار طراحی ها گوناگون و سلیقه ای می‌باشد.

تا به الان با نوع ثبت تاریخ ها در سررسید و تعداد صفحات آنها آشنا شدیم اما کدام یک برای شما کاربردی تر می باشد؟

چنانچه در طول روز یادداشت برداری و یا پیگیریهای زیادی دارید می توانید از سررسید روز شمار استفاده کنید. زیرا فضای یادداشت مناسبی دارد به همین علت تعداد برگهایش از مابقی فرمت ها بیشتر می باشد.

اگر یادداشت به نسبت کمتری دارید سررسید دو روز شمار مناسب شما می باشد.

سالنامه هفته شمار و یا سالنامه ماه شمار مناسب افرادی می باشد که به دنبال سررسیدی هستند نیمی از صفحات آن تقویم باشد. همچنین این افراد تمایل دارند مابقی صفحات یادداشت باشد و قطعا این دو نوع فرمت بهترین انتخاب به شمار می آیند.

قیمت سررسید

و در آخر لازم به ذکر است با توجه به نوع فرمت ها و تعداد برگ آنها قیمت سررسیدها متفاوت هستند.

در نوع فرمت ها سررسید روز شمار به علت تعداد برگ بیشتری که نسبت به مابقی سررسیدها دارد قیمت بالاتری دارد. در دسته بندی قیمت ها سررسید همراه با فرمت ماه شمار قیمت کمتری نسبت به مابقی فرمت ها دارد. این نوع سالنامه برای کسانی که از سررسید به عنوان تبلیغ استفاده می کنند از نظر هزینه با صرفه تر می باشد.

با ما همراه باشید تا با انواع جلد سررسیدها و جنس آنها بیشتر آشنا بشویم:

جلد سررسید

تصویر جلد سررسید

این محصول جزو آن دسته از کالاهایی می باشد که دائما در حال مصرف است. همچنین جزوء کالاهای نفیس برای هدیه دادن شناخته شده است. پس قاعدتاً جنس و کیفیت آن بسیار مهم می باشد.

در گذشته از پوست حیوانات به دلیل زیبایی، مقاومت و دوام بسیار بالایی که داشت برای ساخت جلد دفتر و یا کتابها استفاده میشد. با مرور زمان بازار تولیدات چرم مصنوعی پیشرفت چشمگیری را تجربه کرد. به این علت که پارچه چرم تنوعات و رنگبندیهای بسیاری در کنار قیمت بسیار به صرفه تر دارد. همچنین محافظت از محیط زیست و حیوانات باعث شد تولیدکنندگانی که در این عرصه فعالیت دارند به این سو کشیده شوند.

جلد چرمی مصنوعی :

چرم مصنوعی همانطور که در بالا به آن اشاره کردیم یکی از پرطرفدارترین انواع جلد سررسید است. این نوع چرم در بافت و رنگبندیهای متنوعی تولید می شود. البته قابل به ذکر است نسبت به چرم طبیعی رنگبندیهای بیشتری شامل می شود.

جلد چرم ترمو:

چرم ترمو نزدیکی بسیاری به چرم طبیعی دارد و بسیار با کیفیت و با دوام است. یکی از ویژگیهای خوب این نوع چرم برای کسانی که حک لیزر و یا داغکوب می خواهند داشته باشند به دلیل بافتی که دارد تغییر رنگ می دهد و جلوه بسیار زیبایی نشان می دهد. البته از نظر قیمت نسبت به چرم مصنوعی بالاتر می باشد.

جلد گالینگور:

جلد گالینگور از برگه هایی تقریبا روغنی و دارای روکش که روی هم چسبانده می شوند تشکیل می گردد. گالینگور در بافت و طرح و رنگبندیهای بسیار متنوعی تولید می شود. از لحاظ هزینه تولید به صرفه تر و از لحاظ قیمت ارزان تر از گروه چرم می باشد.

جلد سلفونی:

جنس جلد سلفونی از نوع گلاسه می باشد. به همین علت طرح ها و رنگ ها بسیار زیبا روی کار نشان داده می شود. روی این جنس گلاسه از سلفون های مات و یا براق استفاده می کنند تا در برابر کثیفی و یا آب و… از جنس سررسید شما محافظت کند. این جنس نسبت به مابقی جنس جلد سررسیدها قیمت مناسبی دارد.

سررسیدها در قطع های گوناگونی تولید می شوند

اندازه یا قطع سررسید چیست؟

قطع سررسید یعنی چه؟

سر رسیدها در سایز و اندازه های متفاوتی تولید می شوند، در واقع به سایز و اندازه در صنعت چاپ قطع می گوییم. بر اساس ابعاد و همان قطع که هر کدام استاندارد هستند نام خاصی دارند. به طور حتم در اطرافتان نام های آنها را شنیده اید بیایید با هر یک بیشتر آشنا بشویم:

سالنامه وزیری:

این سالنامه در ابعاد ۱۶٫۵×۲۳ و یا ۱۷×۲۴ تولید می‌شود. صفحات این سررسید با توجه به ابعاد، فضای نوشتاری بیشتری نسبت به مابقی ابعاد سررسیدها دارد. برای کسانی که یادداشت های زیادی دارند بهترین انتخاب به حساب می آید. البته ناگفته نماند به دلیل ابعاد بزرگ، کاربرد بسیاری ندارد. توصیه می‌شود از آن روی میز کارتان و یا میز مطالعه تان استفاده کنید.

سالنامه اروپایی:

سررسیدهای اروپایی در ابعاد ۲۱×۱۴٫۵ تولید می شوند. این نوع سالنامه ابعاد بسیار مناسبی دارد که به دلیل خوش دستی و وزن آن مورد توجه بسیاری از مردم قرار گرفته است.

قطع رقعی:

این مدل سالنامه ها در ابعادهای ۲۱×۱۳ و یا ۲۱×۱۴ تولید می شوند. همانطور که می بینید در مقایسه با سررسید اروپایی، ابعادش بسیار ناچیز است. وقتی جلسه ای دارید و یا می خواهید آن را حمل کنید به دلیل ابعاد، وزن و خوش دستی به سررسید دستیار معروف و محبوبیت دارد. امروزه بیشترین خرید و استفاده از سررسید در این ابعاد وجود دارد.

قطع رحلی:

این طرح از سررسید در ابعاد ۲۴×۳۲ و یا ۲۱×۲۹٫۷ تولید می شود. این اندازه و ابعاد بیشتر مورد توجه مدیران قرار می گیرد. چرا که یادداشت برداری و هدفهای بزرگ خود را به راحتی در ابعاد بزرگ این سررسید رحلی یادداشت می کنند.

گاه شمار جیبی و یا سررسید پالتویی:

این دو مدل سررسید در ابعاد و اندازه های ۱۰×۱۴٫۵، ۱۱٫۵×۱۷، ۱۲×۲۲٫۵ به صورت متغیر تولید می شوند. اکثرا هستند کسانی که می خواهند همیشه از تاریخ مطلع باشند و برنامه های خود را یادداشت کنند و از همه مهمتر همراه خود داشته باشند. به همین منظور انتخاب این دو نوع سررسید مناسب می باشد. قیمت این نوع سررسید نسبت به سررسید وزیری، سررسید اروپایی و سررسید رقعی کمتر است.

در تمامی گروه های سررسید شرکت ها و موسسات می توانند یک سررسید اختصاصی برای خود داشته باشند.

برای راهنمایی بیشتر از این صفحه دیدن فرمایید و یا با ما در تماس باشید تا بتوانیم هر آنچه که در ذهن شما می باشد را اجرا و تولید کنیم.

نوع صحافی سررسید

صحافی سررسید در انواع مختلفی انجام می‌گیرد. از جمله تکنیک صحافی (دوخت، سیمی، دوخت و چسب گرم).

از رایج ترین و بهترین نوع تکنیک صحافی برای سررسید دوخت و چسب گرم می باشد. در این تکنیک برگه ها به صورت زوج به هم دوخته می شوند و سپس چسب می خورند که این کار باعث می شود در استفاده طولانی مدت هیچ آسیبی نبیند.

فرم صحافی

فرم صحافی سررسید ها عمودی و یا فرم افقی هستند.

فرم صحافی افقی-عمودی سررسید

شکل صحافی عمودی:

نوع فرم صحافی عمودی یکی از رایج ترین ها بوده و سررسید از سمت راست و یا از سمت چپ باز می شود. در سالنامه‌ های ایرانی که تقویم شمسی دارند فرم صحافی به صورت عمودی از سمت راست هستند. به همان شکل که انتظار داریم استفاده کنیم باز می شوند.

در سالنامه‌های خارجی که تقویم میلادی دارند فرم صحافی به صورت عمودی از سمت چپ هستند و از سمت چپ باز می شوند.

فرم صحافی افقی:

این نوع فرم صحافی افقی بیشتر برای سررسید دیواری و یا سررسید رومیزی استفاده می شود. به این صورت که از قسمت بالا صحافی انجام می شود و ما از قسمت پایین آن را باز و استفاده می کنیم.

جمع بندی

در این مطلب سعی کردیم درباره انواع سررسید و نحوه تولید آن توضیحاتی ارائه نماییم. هر چند مطالب عنوان شده می‌تواند کاملتر و با جزئیات بیشتری ارائه گردد. اما تلاش ما این است که به شما جهت انتخاب مناسب سررسید یا سالنامه آگاهی دهیم. شما نیز می‌توانید با نظرات سازنده خود در انتهای همین صفحه، به ما جهت بهبود خدمات مجموعه پدیده نقش یاری رسانید. منتظر خواندن تجربیات شما درباره سررسید یا سالنامه هستیم.

در این مطلب قصد داریم تا شما را با فاکتور آشنا کنیم و اساساً به تعریف فاکتور بپردازیم. همچنین توضیح خواهیم داد که فاکتور رسمی چیست و چه تفاوتی با فاکتور دارد. همچنین نحوه طراحی و چاپ فاکتور رسمی را با نرم افزار ورد آموزش خواهیم داد.

فاکتور چیست؟

فاکتور یک سند تجاری تاریخ دار است که شامل گزارشی از آیتم های خرید شرکت یا شخصی از فروشنده است. اگر این تراکنش مالی با یکی از روش های رایج پرداخت گردیده باشد، محتوای فاکتور معمولا شامل قوانین و جزئیات مربوط به سفارش و درگاه های پرداخت است. فاکتور فروش حکم یک گزارش قانونی از یک سند خرید و فروش را دارد. زیرا فاکتورها شامل نام و مشخصات فروشنده و خریدار هستند.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نیز مانند فاکتور است با این تفاوت که تنها برای تراکنش های مالی بین دو شرکت (اداری یا تجاری) استفاده می‌شود. تهیه فاکتور رسمی یک امر مهم برای کسب و کارهای کوچک و متوسط است. زیرا شرکت ها می‌توانند از طریق فاکتور رسمی تراکنش های مالی خود را ردیابی کنند و از آنها برای پیگیری های مالی خود بایگانی تهیه کنند.

فاکتور های رسمی معمولاً شامل اطلاعات اداری هر دو طرف معامله است. این اطلاعات اداری را اداره مالیات (دارایی) معین نموده و تعیین کرده است که برای هر فاکتوری شماره معینی چاپ شود. اطلاعات رسمی که باید در فاکتور چاپ شود مواردی همچون نام شرکت، نام ثبتی شرکت، شناسه ملی، شماره ثبت و شماره اقتصادی، آدرس دقیق پستی، کد پستی و شماره تماس می‌باشد.

شماره سریال فاکتور

هر فاکتوری شامل یک شماره است. این شماره یک کد منحصر به فرد است که برای شناسایی هر عدد فاکتور از آن بهره می‌برند. یکی از آیتم های مهم در چاپ فاکتور، مد نظر داشتن شماره فاکتور هنگام چاپ آن است. این شماره باید برای هر برگه از فاکتور کاملاً دقیق چاپ شود زیرا اگر یک شماره اشتباه شود تا انتهای فرم چاپی خطا رخ خواهد داد و هزینه و زمان از دست خواهد رفت. این شماره به شناسایی دقیق فاکتورها و بایگانی منظم آن برای گزارش گیری خریدها و فروش های هر دو طرف معامله تجاری سودمند خواهد بود.

در اکثر کشورهای جهان شماره فاکتور شامل عدد یا حروف است و با فرمت استانداردی چاپ می‌شود. مانند: MCB-12345، Mcb-12345 یا MCB12345

در ایران استاندارد استفاده از شماره فاکتور که به آن اصطلاحاً شماره سریال فاکتور هم می‌گویند تنها شامل اعداد است و از حروف استفاده نمی‌شود. این اعداد میتوانند در رنج 0000 یا بیشتر تعریف شوند و به ترتیب از شماره 0001 شروع می‌شود. شماره سریال فاکتور به صورت برجسته و با دستگاه چاپ ملخی در چاپخانه ها به رنگ قرمز چاپ می‌گردد. این استاندارد تقریبا برای چاپ تمام فاکتورها استفاده می‌شود. معمولاً تکنیک چاپ آن به گونه ای است تا بتوان شماره سریال را از انواع چاپی آن به صورت دیجیتال و دستگاه های شماره زنی تشخیص داد.

وابستگی شماره سریال به نوع کسب و کار

بر اساس تاریخ

بعضی از کسب و کارها با توجه به نوع و اندازه کسب و کار این شماره سریال را با توجه به بعضی آیتم ها انتخاب می‌کنند. به طور مثال بعضی از کسب و کارها از روش زمانبندی برای تعیین شماره فاکتور استفاده می‌کنند. مثلا اگر سفارش در تاریخ 5-10-1401 ثبت گردیده باشد، شماره فاکتور را 14011005 انتخاب می‌کنند. با این روش شماره سریال و تاریخ ثبت سفارش با هم ادغام می‌شود و می‌توان فاکتور را با سازماندهی بهتری شناسایی کرد.

بر اساس شماره مشتری

برخی دیگر از کسب و کارها شماره سریال فاکتور را بر اساس شماره مشتری یا ادغام شماره مشتری انتخاب می‌کنند. به طور مثال اگر شماره مشتری 15 است و شماره سفارش وی 26 باشد، شماره سفارش 1526 انتخاب می‌شود. این روش شماره گذاری برای شناسایی فاکتور هر مشتری به صورت سازماندهی کارآمد می‌باشد.

بر اساس شماره پروژه

نوع دیگری از انتخاب شماره سریال برای فاکتورها وجود دارد که در آن از شماره پروژه استفاده می‌شود. به طور مثال اگر یک پروژه پیمانکاری یا خدماتی را در نظر بگیریم. هر دو طرف معامله ابتدا یک پیش فاکتور تنظیم نموده و سپس کارپرداز شروع به انجام سفارش کارفرما می‌نماید. حال اگر در روند اجرای این پروژه نیاز به تغییرات و کسر یا اضافه نمودن مبلغ آن باشد، باید فاکتور را ویرایش نمود که این امر برای کسب و کارهایی که چندین پروژه مختلف را همزمان انجام می‌دهند کاری دشوار است و امکان اشتباه شدن فاکتور پروژه ها یکدیگر بدیهی است.

برای سازماندهی کردن این موارد همراه با شروع پروژه یک کد منحصر به فرد انتخاب می‌شود که از همان کد برای فاکتورهای مرتبط با آن پروژه نیز استفاده می‌شود. می‌توان شماره های فاکتورها را به صورت ترتیبی به شماره پروژه تخصیص داد. اگر شماره پروژه 6345 باشد می‌توان اولین فاکتور را با شماره 001-6345 شروع کرد.

اما در اکثر کسب و کارهای متوسط شماره سریال فاکتورها به صورت ترتیبی انتخاب می‌شوند.

فاکتور سربرگ

نوع دیگری از فاکتورها وجود دارد که روی سربرگ شرکتی چاپ می‌شود. مزیت این نوع فاکتورها این است که نیازی به چاپ و درج لوگو و ارائه مشخصات ندارد زیرا تمام این موارد روی سربرگ چاپ گردیده است. در این باره مطلبی تحت عنوان آموزش جامع طراحی سربرگ شرکتی تدوین کردیم که می‌توانید جهت اطلاعات بیشتر آن را مطالعه کنید.

فاکتورها چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که اشاره کردیم مهم ترین استفاده این برگه قانونی نگهداری اطلاعات سفارشات است. اگرچه می‌توان فاکتورها را برای مقاصد دیگری نیز استفاده کرد:

  • محاسبه میزان درآمد. چرا که کسب و کارها می‌توانند از این طریق میزان درآمد خود را محاسبه کنند و بررسی کنند که به چه میزان درآمد در آینده نیازمندند.
  •  حسابداری. با استفاده از آن می‌توان فهمید چه کالاهایی با چه قیمت هایی به چه اشخاصی و با چه قیمتی تحویل گردیده است. در نتیجه می‌توان سررسید تمام خرید و فروش ها را بررسی و حسابرسی نمود.
  • مدرک مالی. فاکتور یک سند مالی معتبر از تراکنش های خرید و فروش است و کسب و کارها را از ادعاهای غلط و کلاهبرداری های احتمالی محافظت می‌کند.
  • مالیات. فاکتورهای رسمی میزان و درصد مالیات را برای هر تراکنش به صورت مجزا ضبط می‌کنند. در نتیجه می‌توان میزان مالیات سالانه را به راحتی محاسبه نمود و همچنین برای ارائه به اداره مالیات از آن استفاده کرد.
  • آنالیز فروش. با استفاده از فاکتور صاحب کسب و کار می‌تواند آماری دقیق از زمانی که کالاها یا خدمات فروش خوب یا بد داشته اند را شناسایی کند. یا حتی می‌تواند رفتار کاربران نسبت به یک یا چند عدد کالا را بررسی کند و جهت بهبود آن اقدام نماید.

انواع مختلف فاکتورها از گذشته تا کنون

فاکتور سنگی

شاید باورش برایتان سخت باشد اما اولین فاکتورها در حدود 5000 سال قبل از میلاد مسیح در بین النحرین ابداع شدند. در حقیقت حاکمان آن تمدن روشی را یافتند که با استفاده از آن بتوانند میزان بودجه خزانه و واردات و صادرات آن را ثبت کنند. حکام و تجار آن زمان میزان خرید و فروش معاملات خود را روی لوح های سنگی یا گلی حک می‌کردند.

فاکتورهای دست نوشت

با پیشرفت بشر و نیاز مبرم به نگهداری اطلاعات مالی انسان ها از روش های مختلفی برای ثبت تراکنش های مالی خودشان استفاده نمودند. نوشتن روی پوست حیوان، برگ درختان و گیاهان و کاغذ روش های نوین تر استفاده از فاکتور محسوب می‌شد. این فاکتورها تقریبا شامل تمام اطلاعاتی است که امروزه روی فاکتورها چاپ می‌شود.

نسخه الکترونیکی

پیدایش کامپیوترها تحول شگفتی در نحوه طراحی فاکتورها و ارائه آن ایجاد نمود. نسخه الکترونیک آن نیاز به هزینه اضافه و نیروی کار را کاهش داد و آسانتر، ارزان تر و سریعتر بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.

فاکتور آنلاین

حضور اینترنت باعث شد فاکتورهای فروش به صورت امن تر و سریعتر به دست مشتریان برسد و هزینه های اضافی مثل حمل نقل اشخاص برای دریافت یا ارسال آن از چرخه خرید و فروش حذف شود. در فاکتورهای آنلاین دیگر از کاغذ استفاده نمی‌شود و در عوض از راه ایمیل یا روش های دیگر به دست خریداران می‌رسند.

همچنین کمتر قطع شدن درختان و حفاظت بهتر از محیط زیست را می‌توان به فواید فاکتورهای الکترونیکی و آنلاین افزود.

طراحی برگه فاکتور

تقریبا تمامی فاکتورها از یک قالب واحد استفاده می‌کنند و در حقیقت استاندارد کلی برای طراحی برگه فاکتور وجود دارد. در گذشته طرح اولیه آن را روی کاغذ می‌کشیدند و تقریبا تمام چاپخانه ها برای همه مشتریان خود از یک فرمت کلی استفاده می‌کردند. به همین نحو، شکل اولیه فاکتور ایجاد شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی می‌توان به راحتی فاکتورها را به شکلی دلخواه طراحی و چاپ کرد. اما از نمی‌توان از استاندارد آن خارج شد.

مواردی که قبل از طراحی باید آنها را رعایت نمود عبارتند از:

  • نوشتن کلمه فاکتور (فروش) به صورت ساده و شکیل در عنوان برگه.
  • اطلاعات تماس کسب و کار شامل نام، آدرس، شماره تلفن و شماره فکس.
  • اطلاعات خریدار شامل نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن و… .
  • یک شماره منحصر به فرد و ترتیبی (شروع با عدد مشخص)، با فونت و رنگ متفاوت به نام شماره سریال.
  • نام و مشخصات کالا یا خدمات.
  • قیمت هر کالا به صورت جداگانه و مجموع آن بر اساس تعداد.
  • تاریخ ثبت اولیه یا ثبت نهایی فاکتور. (در صورت ثبت پیش فاکتور، ثبت تاریخ و پرداخت نهایی مبلغ آن).
  • جمع کل مبلغ فاکتور.
  • شرایط پرداخت مبلغ فاکتور شامل مهلت پرداخت مشتری و مهلت تحویل فروشنده و جریمه دیرکرد.
  • روش ارسال محموله به مشتری.
  • میزان تخفیف، و کسر مبلغ آن از مبلغ نهایی فاکتور.

حال که از مشخصات یک فاکتور کامل آگاه شدیم باید با استفاده از یک قالب پیش فرض فاکتور خود را طراحی کنیم. در ادامه روش طراحی فاکتور را با نرم افزار ورد به صورت ساده توضیح دادیم.

آموزش طراحی فاکتور با نرم افزار word

روش اول (طراحی با استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید. اگر از نسخه اصلی آن استفاده می‌کنید به محض باز شدن لیستی از قالب های پیش فرض ورد را می‌بینید. با در کادر سرچ بالا تایپ کنید invoice؛ لیستی از قالب های پیش فرض برای طراحی ظاهر خواهد شد که می‌توانید با توجه به سلیقه خود یکی از آنها را انتخاب و ویرایش کنید. در صورت عدم دسترسی به این بخش می‌توانید قالب را از منابع دیگر دانلود کرده و به ورد وارد کنید تا بتوانید از آن استفاده کنید. استفاده از قالب پیش فرض باعث صرفه جویی در وقت و زمان خواهد شد و نیازی به آزمون خطا برای پیدا کردن طرح مناسب نخواهید داشت.

پس از انتخاب قالب طراحی روی آن کلیک کنید. سپس پنجره ای باز خواهد شد که اطلاعات مربوط به قالب را همراه با توضیحات نمایش می‌دهد. در صورت انتخاب آن روی دکمه Create کلیک کنید تا سند ورد ایجاد شود.

سپس قالب به حالت ویرایش ورد انتقال پیدا می‌کند. اینجا می‌توانید عبارات را تغییر دهید، موارد بلااستفاده را حذف کنید، زبان قالب را از انگلیسی به فارسی تغییر دهید، رنگ ها را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. حتی می‌توانید فونت و نحوه قرارگیری آیتم های موجود در فاکتور را جابجا کرده یا تغییر دهید.

سند خود را ذخیره کنید. از این پس می‌توانید از همین قالب به عنوان قالب پیش فرض تمام فاکتورهای خود استفاده کنید و برای مشتریان خود ارسال کنید.

روش دوم (طراحی بدون استفاده از قالب):

نرم افزار ورد را باز کنید و یک سند خالی یا blank document ایجاد کنید. وارد محیط ویرایش ورد خواهید شد. بهتر است ابتدا طرح مورد نظر خود را روی کاغذ بکشید تا بتوانید دقیق تر طراحی کنید.

عبارت فاکتورفروش را در بخش هدر و با اندازه ای بزرگتر و مشخص تر تایپ کنید. مکانی را برای درج تاریخ و شماره فاکتور در نظر بگیرید. لوگوی خود را به صورت مجزا در یک طرف فرم (راست یا چپ) الصاق کنید.

در بدنه فرم ابتدا اطلاعات فروشنده را به صورت کامل درج کنید. برای فاکتورهای رسمی از درج شماره ثبت و شماره اقتصادی مطمعن شوید.

سپس اطلاعات خریدار را به صورت کامل همانطور که در ابتدای مطلب توضیح دادیم درج کنید.

در سطر بعد کالاهایی که مشتری خریداری نموده را همراه با قیمت واحد و تعداد آنها و جمع کل درج کنید. می‌توانید از جدول نرم افزار ورد برای سازماندهی کردن این موارد استفاده کنید.

حتما مبلغ تخفیف و میزان کسر آن را به درستی محاسبه کرده و در ادامه فاکتور در بخشی مجزا با عنوان “مبلغ قابل پرداخت” تایپ کنید.

روش یا روش های ارسال را همراه با آدرس آنها به طور دقیق بنویسید.

یکبار تمام موارد را جهت بروز خطای احتمالی بررسی کنید و در نهایت سند فاکتور را چاپ کنید. می‌توانید با ذخیره کردن آن به عنوان قالب پیش فرض برای چاپ فاکتورهای بعدی استفاده کنید.

نتیجه گیری

این مطلب مفید قصد داشت تا شما را با انواع فاکتور و نکات مهمی که باید برای طراحی و چاپ آن رعایت کنید آشنا کند. امیدواریم با استفاده از اطلاعات این مطلب بتوانید فاکتورهای حرفه ای و زیبا برای کسب و کار خود طراحی نمایید. به انتهای این صفحه مراجعه کنید و نظر خود راجع به این مطلب را برای ما بنویسید.